在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键因素。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样优秀的企业，在财务数字化方面也曾面临诸多挑战。而合思凭借其专业的财务数字化解决方案，为动力源等企业带来了新的转机，尤其是在发票监控和归档方面，展现出了卓越的价值。
动力源：业务发展背后的财务困境
动力源自2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着业务的不断拓展，这些系统逐渐暴露出一系列问题。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需要在各系统间频繁切换，而报销数据则需财务手工录入。在发票监控和归档环节，发票验真、查重等工作都靠手工进行，这不仅效率低下，还容易出现假票、错票、重票的情况，使得基础性工作占据了大量时间。
其次，系统割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，在发票监控和归档方面也无法做到精准把控。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了发票监控和归档的难度。
合思方案：为动力源打造财务数字化新引擎
面对动力源的这些痛点，合思提供了一套全面的财务数字化解决方案，尤其在发票监控和归档方面有着独特的优势。
– 系统集成：打破数据壁垒
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，也为发票监控和归档提供了准确的数据基础。通过系统集成，不同系统之间的数据能够顺畅流通，避免了数据分散带来的问题，使得发票相关信息能够及时、准确地汇总和处理。
– 无需报销：简化流程，提升合规性
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票。消费过程受申请单和差标管控，确保消费即合规。在发票监控和归档方面，财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大减少了人工干预，降低了错误率，提高了发票监控和归档的效率和准确性。
– 强大连接能力：加速业务流转
合思系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用。在发票监控和归档过程中，加快了业务处理和数据统计效率，使得相关信息能够及时反馈和处理。
精心实施：确保方案落地生根
合思与动力源展开了紧密的财务数字化合作，将系统集成、无需报销等功能逐步落地实施。在实施过程中，合思团队与动力源保持着密切的沟通。
合思团队根据动力源的业务需求和组织架构，对系统进行了定制化配置和调整。他们深入了解动力源的业务流程，尤其是在发票监控和归档方面的特殊要求，确保系统能够精准匹配动力源的实际情况。通过不断的调试和优化，保障了数据同步和流程优化，使得方案能够顺利实施。
显著成效：动力源财务焕新颜
经过合思解决方案的实施，动力源在财务方面取得了显著的成果和效益，发票监控和归档也得到了极大的改善。
– 操作体验革新，效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。在发票监控和归档方面，员工无需再为繁琐的手工操作而烦恼，系统自动处理相关流程，大大提高了工作效率。
– 员工体验升级，流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这使得员工能够更加轻松地处理报销事务，同时也为发票监控和归档提供了更加准确和规范的信息来源。
– 财务合规增强，压力降低
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，发票监控和归档也更加高效和准确。
– 管理全程管控，决策更精准
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，在发票监控和归档方面也能够进行更加科学的管理。
动力源评价：合作开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在发票监控和归档方面，合思的解决方案得到了动力源的高度认可，为双方的进一步合作奠定了坚实的基础。
众多像动力源这样的企业在合思的帮助下实现了财务数字化转型，取得了显著的成果和效益。如果您的企业也面临着财务数字化的挑战，不妨选择合思，开启降本增效、合规经营和低碳运营的新征程。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身体验发票监控和归档等功能带来的便捷与高效。
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