在当前经济环境下，企业的发展面临着诸多挑战。多数企业集体进入低速增长阶段，利润增长乏力，如同航行在波涛汹涌的大海中，寻找稳定的航向成为当务之急。其中，差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，如同一个隐藏的“净利润黑洞”，每天都在悄然侵蚀着企业的利润。
2023 年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024 年转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所上涨，企业在拓展业务的同时，成本管控的压力并未得到有效释放，始终难以平衡业务拓展与成本控制之间的矛盾。
为了降低成本，许多企业选择组织瘦身，并将管控之手伸向差旅成本。但传统的硬控方式往往以牺牲员工体验为代价，长期来看，这可能会影响企业的健康可持续发展。此外，线下差旅费用的不透明性也给企业的成本管控带来了严峻挑战。企业员工线下支付的加油费、过路/过桥费、餐费等报销项目金额占比高达 31%，且企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定费用的真实性，这无疑增加了企业的管理难度和成本风险。
在这样的背景下，合思的财务数智化差旅管控解决方案应运而生，为企业提供了一套行之有效的差旅管理办法。发票监控和归档在这一解决方案中扮演着重要角色，能够帮助企业更好地掌握差旅费用的流向和真实性，实现精细化管理。
数智赋能：合思全流程差旅管控全景
北京合思信息技术有限公司是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”与“管”两个方面都展现出强大的优势。在“用”的层面，该方案实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。通过同屏比价功能，企业能够轻松获得性价比更高的差旅资源，就像在众多商品中挑选到最具价值的那一件。
在“管”的方面，合思实现了全流程管控、全产业链优化，更重要的是实现了全员参与。每一位员工都成为了企业成本控制的参与者，愿意主动帮助企业一起“合力省”。这不仅提高了员工的参与度和积极性，也让企业的差旅管理更加高效。
为了满足企业员工海外出差的需求，合思整合了全球优质的服务商渠道。覆盖全球 70 多个国家近 200 万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800 多座城市的境外打车资源等，确保员工在海外也能快速获取高性价比的出行选择，就像在异国他乡也有一个贴心的出行助手。
此外，合思推出的易商卡为企业解决了线下消费管理的难题。易商卡将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，利用银联系统全面覆盖的数字支付通道，实现线下消费的全场景覆盖，消灭了企业员工因公消费管理的“盲区”。发票监控和归档功能与易商卡相结合，能够对线下消费的发票进行有效监控和管理，确保费用的真实性和合规性。
核心利器：合思解决方案功能优势剖析
合思的解决方案不仅在整体架构上具有优势，其核心功能更是亮点纷呈，为企业的差旅管理提供了强有力的支持。
2023 年，合思商城推出了差旅节省奖励计划“合力省”。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励，这些奖励可以在合思商城内用于个人消费。首批开启“合力省”的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。这一计划不仅激励了员工主动节省差旅费用，也在一定程度上提高了员工的满意度。发票监控和归档功能可以对员工的消费发票进行记录和分析，确保奖励的发放符合规定。
合思基于 BI 差旅风控系统，可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。该系统能够实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。就像一个智能的“守护者”，时刻守护着企业的差旅成本。发票监控和归档功能作为其中的重要一环，能够对发票进行实时监控和归档，为风控系统提供准确的数据支持。
2024 年起，合思将陆续推出 AI 智能审批、AI 智能推荐助手等诸多功能。AI 助手能根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务，还能自动计算各项合理差旅预算，生成个人差旅成本、效率分析报告等。这一系列智能功能将大大提高企业差旅管理的效率和精准度。发票监控和归档功能与 AI 技术相结合，能够实现发票的智能识别和分类，提高发票处理的效率。
合思还可以根据不同区县类型，科学设置更加精确的差标管控金额，帮助企业实现精细化成本控制和效率提升，适应企业业务向三四线城市扩展的需求。在企业业务不断拓展的过程中，这一功能能够确保差旅成本的合理控制，避免不必要的浪费。发票监控和归档功能可以对不同地区的发票进行分类管理，为企业的精细化管理提供数据支持。
实战典范：合思解决方案场景应用案例
合思的解决方案在实际应用中已经取得了显著的成效，下面通过几个具体的案例来展示其在不同场景下的应用效果。
某企业员工小张因住宿差标问题违规增加差旅成本，应用合思系统后，企业通过合思 BI 差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过 60000 元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。通过发票监控和归档功能，企业能够对员工的差旅发票进行详细审查，及时发现违规行为，避免类似情况的再次发生。
2023 年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024 年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长 8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降 6%。发票监控和归档功能可以对不同区县的发票进行分类统计和分析，为企业的差标管控提供数据依据。
某企业自 2024 年 3 月开通合思“合力省”项目，员工通过节省差旅费获得私人消费红包 17000 元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费，员工节省的越多，获得的红包金额越大。企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。发票监控和归档功能可以对员工的消费发票进行记录和验证，确保奖励的发放准确无误。
通过调研合思易商卡客户企业，员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行，真正帮助企业“捂住钱袋子”。发票监控和归档功能可以对易商卡的消费发票进行集中管理，提高企业的财务管理效率。
在当前激烈的市场竞争中，企业差旅管控的重要性不言而喻。合思的财务数智化差旅管控解决方案，凭借其全流程覆盖、核心功能强大、应用案例丰富等优势，为企业提供了一套全面、高效的差旅管理方案。发票监控和归档功能作为其中的关键环节，能够帮助企业更好地掌握差旅费用的流向和真实性，实现精细化管理。
合思前瞻探索 AI 技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业“用得丝滑、管得无形”，帮助企业在 AI 时代赢得成本优势，挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为企业提供优质的服务。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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