在企业的运营管理中，财务档案管理犹如一座隐秘的“围城”。当下，企业不仅要应对纸电混合时代的重重挑战，还面临着数电票时代的全新考验。
到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理需直面新挑战，信息化建设亟待加速完善。由于数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同层面的人员都深受财务档案管理问题的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，同时档案数据难以分析利用，导致资源浪费。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气，手动逐一匹配核对更是耗时费力。业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入流程繁琐的困境。此外，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求，以及高隐形成本如手工装册归档的重复性工作和查询调阅的低效，都严重影响了企业的运营效率和资源利用。
而合思档案的出现，犹如一把金钥匙，为企业打开了财务档案管理的全新局面，解决了企业在财务档案管理方面的诸多难题。
合思档案全景概览
北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，备受瞩目。
合思档案致力于实现电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案以及数电票解决方案等。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、高质量的服务。
核心功能：科技赋能档案管理
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智能采集：多元数据汇聚
合思档案的智能采集功能支持多源采集方式，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。通过自动生成式Open API，接口互联能够实现快速集成，并预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。而手动采集则提供了多种便捷的数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。这种多元的采集方式，为企业提供了极大的便利，确保了电子发票集成的高效性。 -
智能制档：规则引擎驱动
智能制档是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合为完整的业务链组合数据，大大减少了人工匹配的工作量，可减少90%的人工匹配工作。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务的执行进度可视化，方便企业进行管理和监控。 -
双模式检测：保障数据质量
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件以及文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的电子发票集成提供了可靠的数据保障。 -
档案应用：多维检索与一站式预览
在档案应用方面，合思档案提供了强大的功能。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，能根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览则可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型的组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现出多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览的效果，大大提高了电子发票集成的使用体验。
优势凸显：对比传统脱颖而出
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成本节约：开启降本之路
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本节约方面表现卓越。它能为企业节约大量成本，例如可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。以某企业为例，应用合思档案后，纸张打印成本减少了100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（每年递增）降至22,835元/年。通过电子发票集成，企业在档案管理的各个环节都能实现成本的有效控制。 -
效率提升：加速业务流转
合思档案在提升效率方面具有显著优势。其检索效率提升了90%，能够实现100%自动归档。强大的规则匹配能力最大程度减少了人工介入，实现了自动组装、归档。某企业应用后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。电子发票集成使得档案管理流程更加顺畅，企业的运营效率得到了极大提升。 -
合规保障：紧跟政策步伐
在合规方面，合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案的合规性管理。它能满足电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等政策要求，通过“四性检测 + 业务检测”保障归档数据的合规性，还能帮助企业通过国家四部委官方试点100%成功验收。电子发票集成在合规的框架内，为企业的财务档案管理提供了坚实的保障。 -
数据管理：应对海量数据挑战
传统档案管理方式在面对海量数据时往往力不从心，而合思档案的大数据解决方案则深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。电子发票集成使得企业能够更好地管理和利用海量的发票数据。
成功案例：见证实际成效
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大型单据量企业：高效管理新典范
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。应用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。数据指标显示，凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。电子发票集成在其中发挥了重要作用，实现了数据的高效整合和管理。 -
重型装备制造商：标准化管理新突破
世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，积极响应“双碳”指标，实现了财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。电子发票集成促进了企业档案管理的标准化和数字化转型。 -
民办教育集团：流程简化新体验
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电子发票集成使得教育集团的财务档案管理更加便捷和高效。 -
海亮教育：业务拓展新助力
海亮教育此前面临着实现财务无纸化的挑战，应用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到了91.6%。电子发票集成有力地支持了海亮教育的业务拓展和财务数字化转型。
未来展望：引领财务数字化转型
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，为企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现了企业效益的最大化。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在企业财务数字化转型中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品以满足客户需求。未来，合思将携手更多企业实现数字化转型，创造更大价值。同时，合思在全国多地设有服务网络，并拥有众多合作伙伴，能为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，推动电子会计档案管理的普及和发展。
