在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。在这个“数字化凭证时代”，因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应财务档案管理的新要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在财务档案管理中面临着各自的困境。企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以发挥其分析利用价值。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作不仅耗时，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程冗长，耗费了大量时间。
传统的纸质档案管理更是问题重重。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据难以有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的束缚，数据存储依赖线下载体。要确保企业财务档案管理合规，实现全面数字化，保证档案原生性至关重要。
合思档案正是在这样的背景下应运而生，为企业提供了全面的财务档案管理解决方案，助力企业实现财务合规管理。
全面解决方案：满足多元角色与场景需求
合思档案为不同角色和场景提供了全面且针对性的解决方案，助力企业提升财务合规管理水平。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，推动企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响企业数字化转型的决胜之战。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率得到显著提高。告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多精力投入到更有价值的工作中。
在外部审计方面，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业财务合规管理提供了坚实的保障。
核心功能优势：革新传统档案管理模式
合思档案拥有一系列核心功能，相较于传统方式具有显著优势，进一步提升了企业财务合规管理的质量。
多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档功能十分强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加智能高效。
专用格式版式文件功能别具一格。合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。
档案管理功能则注重精准管控。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录方面，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，确保了档案管理的规范性和安全性。
实际案例展示：见证合思档案卓越成效
众多不同类型的企业已经亲身体验了合思档案在财务合规管理方面的卓越成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提高，装订工作简化，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，降本增效，合规经营。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供专业、全面的服务。合思档案拥有众多成功客户案例，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案，实现了财务档案管理的优化和提升。
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