在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多困境。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为了企业财务档案管理的“绊脚石”。传统纸质档案管理更是痛点重重，以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案查找慢，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了企业的工作效率。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全方位的费用凭证管理解决方案。
合思档案：财务数智化的全能伙伴
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思能够帮助企业挖掘更多的净利润。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思档案作为其重要的组成部分，能够有效解决企业在费用凭证管理方面的难题，助力企业实现财务数智化转型。
核心功能亮点：全生命周期管理费用凭证
合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集环节，合思档案拥有强大的采集能力。它借助外部生态，如OCR识别、RPA技术等，能够快速准确地识别和采集各种费用凭证信息；同时，通过内部系统的EAI插件、API接口等，实现与企业内部各系统的无缝对接，确保费用凭证信息的及时、准确采集。
档案制档环节，合思档案具备智能关联、自动组装功能。它能够自动将相关的单据、发票、回单和凭证进行关联和组装，大大提高了制档效率。此外，合思档案还能进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。
档案管理环节，合思档案采用了精准权限管控、档案目录灵活扩展的方式。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。同时，档案目录可以根据企业的实际需求进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。此外，合思档案还具备水印管理功能，档号符合国标要求，进一步保障了档案的安全性和规范性。
档案利用环节，合思档案提供了多维检索、一站式预览功能。企业可以通过关键词、时间、类型等多种方式进行档案检索，快速找到所需的费用凭证信息。同时，支持在线借阅、异构系统联查，企业可以在线借阅档案，实现跨系统调阅，提高了档案的利用效率。此外，合思档案还支持实物混序归档、可视化盘点档案数据，让企业对档案的管理更加直观、便捷。
企业收益：成本节约与效率提升双丰收
企业使用合思档案能够获得显著的收益。首先，自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理和归档工作中解脱出来，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
典型场景：解决企业实际问题
在费用凭证管理过程中，企业常常会遇到各种实际问题，合思档案能够针对不同的场景提供有效的解决方案。
在档案管理成本高的场景下，高新兴科技集团的报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，而且借阅流程及实物借出繁琐。使用合思档案后，企业实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了工作效率，降低了档案管理成本。
在档案利用效率低的场景下，高新兴目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审，提高了档案的利用效率。
成功案例：不同行业的实践验证
合思档案在不同行业都取得了显著的成功案例。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
这些成功案例充分证明了合思档案在费用凭证管理方面的强大实力和显著效果。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也面临着费用凭证管理的难题，不妨选择合思档案，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com ，扫描二维码了解合思档案，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和优质服务。让合思档案成为您企业费用凭证管理的得力助手，助力企业实现更加高效、智能的财务管理。
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