在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于 1995 年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022 年 3 月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在 IT 费用管理的财务数字化道路上也曾遭遇重重困境，而合思的出现，为其带来了全新的转机。
动力源业务困境：IT 费用管理迷雾重重
动力源早在 2011 年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出诸多问题。
首先，整体流程复杂、系统壁垒高，与预期的数字化转型效果差距较大。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，操作体验极差。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入，不仅效率低下，而且在发票验真、查重等基础工作上占据了大量时间，合规性也难以保证。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题十分突出。同一个报销信息在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对于 IT 费用管理来说，无疑是一个巨大的阻碍。
另外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了 IT 费用管理的难度。
合思良方：全方位 IT 费用管理解决方案
面对动力源在 IT 费用管理方面的诸多难题，合思提供了一套全面且具有针对性的解决方案。
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系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，为 IT 费用管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销：高效合规的新体验
在无需报销方面，合思为动力源带来了全新的变革。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列操作极大地简化了报销流程，提高了 IT 费用管理的效率。 -
强大连接能力：打破数据流转瓶颈
合思的系统连接能力十分强大，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这不仅打破了数据流转的壁垒，还能让待审批信息自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为 IT 费用管理提供了更加便捷的操作环境。
精心实施：IT 费用管理方案落地之路
合思团队深知，再好的解决方案也需要精心的实施才能发挥最大的效果。在为动力源实施解决方案的过程中，他们采取了一系列有条不紊的步骤。
首先，合思团队深入了解动力源的业务需求和现有系统情况，进行系统集成的前期准备工作，包括数据对接、接口开发等。这一步骤为后续的系统集成和功能实现奠定了坚实的基础。
接着，逐步推进无需报销解决方案的落地。在此过程中，合思对员工进行了培训，让他们熟悉新的报销流程和系统操作。通过培训，员工能够更好地适应新的 IT 费用管理模式，提高工作效率。
在整个实施过程中，合思团队不断与动力源的各部门沟通协调，及时解决遇到的问题。他们始终关注系统的稳定运行和流程的顺畅，确保解决方案能够在动力源顺利落地，为 IT 费用管理带来实实在在的改变。
显著成效：IT 费用管理焕然一新
经过合思解决方案的实施，动力源在 IT 费用管理方面取得了显著的成果。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，提高了工作积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员不再需要花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，从手动制作单据转变为智能制单，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持，进一步提升了 IT 费用管理的质量。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和透明。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。这不仅降低了企业的财务风险，还提高了财务管理的效率，为 IT 费用管理提供了更加可靠的保障。
动力源赞誉：IT 费用管理合作典范
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在 IT 费用管理方面所提供服务的高度认可和信任。
携手合思：开启 IT 费用管理数字化新征程
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和成功案例。从动力源的案例可以看出，合思能够帮助企业解决 IT 费用管理的数字化难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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