在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。政策明确，2025年要完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档，这也从政策层面肯定了电子发票接收的合法合规性。
然而，数电票管理要求具有特殊性，如须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息等。这使得企业在财务档案管理方面面临着全新的挑战，信息化建设亟待加强。企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。其旗下的合思档案，是领先的单套制电子会计档案管理平台。合思在企业费用控制报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，还荣获了福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等诸多荣誉。
纸电混合时代财务档案管理痛点剖析
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高管之困：成本高企与数据沉睡
企业高管在纸质档案管理上常常面临巨大的成本压力。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。大量的资金耗费在纸质档案的存储和管理上，却无法从这些档案中获取有价值的信息来辅助企业决策，这对于企业费用控制来说是一个巨大的挑战。 -
财务之累：繁琐工作消磨热情
财务人员每天需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认。这种枯燥繁复的工作极大地消磨了财务人员的工作热情，也降低了工作效率。而且，在企业费用控制方面，由于数据处理的低效，可能会导致一些费用的监控和分析不及时，增加了企业的成本风险。 -
业务之繁：报销流程耗时耗力
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅影响了业务人员的工作效率，也增加了企业的运营成本。对于企业费用控制而言，繁琐的报销流程可能会导致费用报销不及时、不准确，进而影响企业的资金流转和成本核算。 -
企业之殇：高成本与高风险并存
企业在财务档案管理中存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，这些都是显性成本的体现。而手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用等则是隐形成本。此外，企业还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题都严重影响了企业的费用控制和财务管理效率。
合思档案：全方位解决方案应对痛点
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多元方案：满足不同场景需求
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过这种方式，企业可以更加高效地管理财务档案，减少人工干预，降低企业费用控制的成本。 -
高管助力：数据驱动决策降本
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。这有助于企业实现决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。通过对财务档案数据的深入分析，企业可以更好地控制费用支出，优化资源配置，提高企业的经济效益。 -
财务减负：高效工作提升价值
对于归档员/财务人员来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。它使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。这不仅减轻了财务人员的工作负担，还能提高企业费用控制的准确性和及时性。 -
审计无忧：在线溯源便捷沟通
对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计效率，降低了审计成本，也有助于企业更好地进行费用控制和合规管理。
核心模块：强大功能支撑高效管理
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智能采集：多元方式汇聚数据
智能采集模块是合思档案的重要组成部分。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集，还支持人工补录。该模块可对不同格式的会计资料进行采集，确保企业财务档案数据的全面性和准确性，为企业费用控制提供有力的数据支持。 -
智能制档：自动关联减少人工
智能制档模块通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，减少90%人工匹配工作量。它还具备字段映射功能，让查询更便捷。这大大提高了档案制作的效率，降低了人工成本，有助于企业更好地控制费用。 -
档案管理：精准管控灵活扩展
档案管理模块具有权限管理精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。这些功能确保了企业财务档案的安全和规范管理，为企业费用控制提供了坚实的保障。 -
档案应用：多维检索双向联查
档案应用模块支持多维检索，满足多场景查询需求，可按凭证维度、业务维度等进行自定义查询。它还具备一站式预览，穿透联查功能，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。这使得企业能够更加便捷地获取和分析财务档案数据，为企业费用控制提供更精准的决策依据。
竞争优势：凸显合思档案独特价值
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降本增效：显著节约成本提升效率
合思档案降本增效显著，可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现100%管理合规性。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，大大降低了企业的运营成本，提高了企业费用控制的效果。 -
大数据解决方案：海量数据高效处理
合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率，释放档案数据价值。这使得企业能够更加高效地处理和分析大量的财务档案数据，为企业费用控制提供更有力的支持。 -
证据链完整性：保障财务合规
合思档案具备完整的证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这有助于企业避免因财务合规问题而带来的潜在成本，更好地控制企业费用。 -
自主研发工具包：应对政策变化
合思档案有自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对政策变化。这确保了企业在政策不断变化的环境下，能够始终保持财务档案管理的合规性和高效性，为企业费用控制提供稳定的保障。
成功案例：见证合思档案实际成效
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案例一：年单据量2.6亿企业的蜕变
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min等。这一案例充分展示了合思档案在大规模数据处理和企业费用控制方面的强大能力。 -
案例二：集团型企业的标准化之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，如电子发票电子占比达90%。这表明合思档案能够帮助大型企业优化档案管理流程，有效控制企业费用。 -
案例三：企业成本节约的典范
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年。这一案例证明了合思档案在降低企业成本、提高企业费用控制水平方面的显著效果。 -
案例四：教育集团的管理升级
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这显示了合思档案在不同行业的适应性和对企业费用控制的积极影响。
服务体系：全方位保障企业应用
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。这样完善的服务体系能够为企业提供及时、高效的服务支持，确保企业在使用合思档案过程中遇到的问题能够得到妥善解决，进一步保障企业费用控制的效果。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育实现了服务单位和作业人员的增长，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团无纸化，管理效率大大提升等。合思档案具备广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等能力，能满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求。
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