合思档案：数电票时代出差费用合规的财务档案管理利器

在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代已然拉开帷幕。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革如同一场风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战。在出差费用合规管理方面，传统的档案管理方式更是显得力不从心。企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的新要求。

在纸电混合时代，出差费用合规管理面临重重困境。企业高管们为纸质档案管理的高成本而忧心忡忡。纸质档案不仅储存占地，而且管理成本巨大。同时，档案数据难以分析利用，这使得企业在出差费用合规管控上难以做到精准决策。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，出差相关的发票、报销单等档案数据量大，整理耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，出差费用合规审查的效率极为低下。业务人员在报销出差费用时，也饱受纸质票据流程繁琐之苦，浪费了大量时间在报销流程上，出差费用合规的执行也缺乏有效的监督。

高显性成本成为企业的沉重负担。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这无疑是对企业资源的一种浪费。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后，出差费用合规管理的协同性大打折扣。此外，高合规风险如影随形，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，致使财税管理低效，出差费用合规难以保障。

值得庆幸的是，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持。《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策肯定了电子会计档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，这也为出差费用合规管理提供了新的契机。而合思档案，正是适应这一时代需求的专业“电子会计档案管理平台”，它将为企业解决出差费用合规管理中的诸多痛点。

精准施策：为不同角色定制出差费用合规方案

合思档案如同一位贴心的管家，能够为不同角色提供针对性的解决方案，确保出差费用合规管理的各个环节都能得到有效保障。

对于CEO/高管而言，合思档案是沉淀数据资产的宝库。它能够保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在出差费用合规方面，通过对出差费用相关数据的深入分析，助力企业决策数智化，实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到极大提升。告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，便于对出差费用相关档案进行监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保出差费用合规审查工作的高效进行。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。在出差费用审计中，审计人员可以一键查询借阅相关档案，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率，保障了出差费用合规审计的准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。在出差费用管理场景中，它能够广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为出差费用合规提供坚实的技术支持。

功能全景：全面覆盖出差费用合规管理

合思档案拥有丰富多样的功能模块，为出差费用合规管理提供了全方位的支持。

其功能模块涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。在出差费用管理中，这些功能模块相互协作，确保出差费用相关的各类档案都能得到妥善管理，保障出差费用合规。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。智能采集环节，有外部生态的规则引擎、业务映射等，内部的EAI插件、API接口等，能够准确采集出差费用相关的各类数据。预归档服务的自动归档、业务检测等功能，确保出差费用档案数据的准确性和合规性。基础管理的档号管理、账套管理等，为出差费用档案的有序管理提供了保障。档案服务的身份调查、全文检索等功能，方便对出差费用档案进行查询和利用。统计分析的进销项统计、资金统计等，能够为出差费用合规管理提供数据支持。应用层的辅助审计、证据方案库等，为出差费用合规审计提供了有力的工具。

多源采集支持接口互联，自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在出差费用管理中，无论是电子发票还是纸质发票，都能通过合思档案的多源采集功能准确采集，确保出差费用数据的完整性和合规性。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在出差费用管理中，能够将出差发票、报销单、凭证等自动关联匹配，提高出差费用档案管理的效率。同时，字段映射让查阅更便捷，“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据质量，确保出差费用合规。

核心亮点：铸就出差费用合规管理优势

合思档案具有众多核心亮点，这些亮点使其在出差费用合规管理中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。在出差费用档案调阅时，打破物理空间限制，在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保出差费用档案的完整性。通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，为出差费用合规审查提供了便利。

可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。在出差费用档案管理中，能够自动将出差费用相关的各类数据进行归档，确保出差费用合规管理的高效性。

具有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在出差费用管理中，能够将出差费用相关的各个环节的数据进行整合，确保出差费用合规管理的全面性。

满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。其自主研发工具包，有更加强大的数据获取、验签、解析能力。在出差费用管理中，能够准确处理数电票，确保出差费用合规。

价值凸显：助力企业出差费用合规管理升级

合思档案为企业带来了显著的价值，在出差费用合规管理方面表现尤为突出。

显著的降本增效是合思档案的一大贡献。它能让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印。在出差费用管理中，能70%节约纸张成本、75%节约整理成本，同时提高出差费用合规管理的效率。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在出差费用管理中，能够将出差费用的业务流程、财务核算、税务申报等环节进行打通，确保出差费用合规管理的连贯性。

让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览等功能实现出差费用档案数据的有效利用，为出差费用合规管理提供决策支持。

资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在出差费用管理中，能够优化出差费用管理流程，提高出差费用合规管理的协同性。

场景应用：贴合出差费用合规管理实际

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用，为出差费用合规管理提供了有力支持。

在报销场景中，员工上传出差发票、报销单等，系统自动关联匹配，实现报销流程的电子化、自动化。这不仅提高了报销效率，减少了人工错误，还确保了出差费用报销的合规性。

审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源。在出差费用审计中，一键查询借阅相关档案，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，保障了出差费用合规审计的高效进行。

档案管理场景中，实现出差费用档案的全生命周期管理，包括采集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等环节，确保出差费用档案的合规性和安全性。

数电票管理场景中，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。在出差费用管理中，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，确保出差费用数电票管理的合规性。

成功见证：合思档案助力出差费用合规管理典范

众多企业的成功案例证明了合思档案在出差费用合规管理方面的卓越能力。

某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。在出差费用管理方面，合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证总量14W + 、单据总量50W + ，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，有效保障了出差费用合规。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月出差回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，在出差费用合规管理方面效果显著。

某企业会计档案散落各系统，管理低效，存在档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。在出差费用管理中，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，确保了出差费用合规。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。在出差费用管理方面，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，保障了出差费用合规。

市场定位：出差费用合规管理的差异化之选

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证，具有强大的实力和市场认可度。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，符合国家政策要求，如满足国家档案局发布的相关规则和通知要求，为企业提供合规的电子会计档案管理解决方案，在出差费用合规管理方面具有政策优势。

与传统档案管理方式相比，合思档案具有便捷调阅、自动归档、智能匹配、多维检测等优势，能有效解决企业在出差费用档案管理中的痛点，提高管理效率和数据利用价值。

合思档案拥有丰富的功能模块和解决方案，可满足企业不同场景、不同角色的出差费用档案管理需求，具有很强的灵活性和扩展性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务数字化转型，提升管理效率和竞争力，尤其在出差费用合规管理方面发挥着重要作用。

合思档案将持续迭代升级，不断优化功能和服务，以更好地适应市场变化和企业需求，为企业提供更优质的电子会计档案管理解决方案，为出差费用合规管理保驾护航。

企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式了解合思档案。现在就行动起来，选择合思档案开启高效、合规的电子会计档案管理之旅，还可免费试用，体验合思档案在出差费用合规管理中的强大功能。