在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板上市，业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域，产品更是在国家重点建设项目中大放异彩，还于2022年3月荣获北京市专精特新“小巨人”企业称号。然而，这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇诸多难题。正是与合思的携手合作，为其找到了差旅报销最佳实践，成功解决了财务数字化的困境。
动力源：财务数字化转型的困局
动力源自2011年起就踏上了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。这些系统虽然在一定程度上提升了企业的财务管理能力，但整体流程复杂，系统之间壁垒森严，与预期的转型效果相差甚远。
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员则要面对报销数据手工录入的繁琐工作，发票验真、查重也只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况时有发生，大量的时间都耗费在了这些基础性工作上。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以有效落地。数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者还无法实时掌握数据信息，对企业的经营决策造成了很大的困扰。
动力源的业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营的通讯基站建设业务，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。差旅报销最佳实践成为动力源迫切需要解决的问题。
合思方案：破局财务数字化难题
面对动力源的诸多困境，合思凭借其专业能力和创新方法，为其量身定制了一套解决方案，成为差旅报销最佳实践的典范。
– 系统集成：打破数据孤岛
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的隔阂，让信息能够自由流通。
– 无需报销：重塑商旅出行流程
合思提出的“无需报销”理念，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
– 强大连接：跨越系统壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这使得待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步提升了企业的数字化管理水平。差旅报销最佳实践在合思的解决方案中得到了充分体现。
严谨实施：确保方案落地生根
合思与动力源展开了深入合作，以严谨和高效的态度推进解决方案的实施，为差旅报销最佳实践的落地提供了有力保障。
– 全面梳理：确定优化方案
合思对动力源的现有系统和业务流程进行了全面梳理和分析，深入了解企业的需求和痛点。在此基础上，确定了系统集成和业务流程优化的具体方案，确保方案能够贴合动力源的实际情况。
– 开发测试：保障系统对接
按照方案，合思进行了系统开发和测试工作。经过严格的测试和验证，确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控系统能够顺利对接和数据同步，为后续的使用打下了坚实的基础。
– 员工培训：提升使用体验
为了让动力源的员工能够更好地使用新的报销流程和系统，合思对员工进行了培训。通过详细的讲解和实际操作演示，员工熟悉了新系统的操作方法，提高了使用体验和工作效率。
– 持续支持：确保系统稳定
在系统上线后，合思并没有就此止步，而是持续提供技术支持和维护服务。及时解决系统运行过程中出现的问题，确保系统的稳定运行，让动力源能够安心使用新的财务管理系统。差旅报销最佳实践在严谨的实施过程中逐步变为现实。
显著成效：数据见证方案价值
经过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果与效益，充分证明了差旅报销最佳实践的有效性。
– 操作革新：效率大幅提升
多系统集成实现了数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工不再需要在多个系统间奔波，报销流程变得更加顺畅，工作效率得到了极大的提高。
– 成本节约：释放财务精力
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，为企业的财务管理提供更深入的分析和决策支持。
– 全程管控：助力高效决策
合思的解决方案实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的支持。差旅报销最佳实践为动力源带来了实实在在的好处。
客户反馈：高度认可合思服务
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的满意度和信任，也进一步证明了差旅报销最佳实践的成功。
行动号召：开启财务数字化之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启差旅报销最佳实践之旅，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受财务数字化转型带来的变革。
