在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域全面铺开。按照规划，2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设亟需“恶补”，以适应数电票快速扩张的态势。数电票的管理要求具有特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，从而迈入“数字化凭证时代”。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多档案管理难题。企业高管常常为纸质档案管理成本巨大而烦恼，大量的纸质档案不仅需要耗费高额的储存成本，还占据了大量的办公空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率。
财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中。档案数据量庞大，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作枯燥且重复，极大地降低了工作效率。
业务人员在出差招待后的报销环节也备受困扰。纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间，影响了业务的开展。
此外，企业纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
面对这些挑战，合思档案应运而生。
合思档案多元方案解难题
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，使财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能显优势
合思档案具备智能采集、智能制档、档案管理和档案应用等强大的核心功能，在数据处理、管理、合规等方面展现出卓越的特点。
智能采集功能支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集。它还支持手动采集和自主补录，对于单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能在权限管理方面精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能提供多维检索，满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索以及批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。
合思档案实际应用见成效
合思档案在不同企业的应用中展现出了显著的成效，以下是一些报销系统案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低。数据指标显示凭证总量14W +、单据总量50W + 等，且关联匹配速度快。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少，纸张打印成本也大幅降低。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化。
合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，得到了客户的高度认可。例如“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”
合思档案拥有完善的服务体系，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序等渠道，方便企业咨询和使用。它不断创新和迭代产品，以满足企业日益变化的需求，秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供优质的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想在数电票时代抓住机遇，实现财务档案管理的数字化转型和降本增效，不妨免费试用合思档案，开启全新的财务档案管理之旅。
