在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理急需一场深刻的信息化变革。目前，处于纸电混合时代的企业，90%都遭遇了重重难题。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、数据难以分析利用而忧心；财务人员则被海量的档案整理工作束缚，手动匹配核对数据耗时费力；业务人员更是在繁琐的纸质票据报销流程中苦不堪言。
传统的纸质档案管理就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材费用如流水般不断消耗企业资金，而档案室和档案柜等存储空间的需求更是让企业成本节节攀升。隐形成本同样不容小觑，手工装册归档的重复性工作让员工疲惫不堪，查询调阅条件的粗糙使得数据无法得到有效利用。更令人担忧的是，高合规风险时刻像达摩克利斯之剑悬在企业头顶，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素随时可能导致纸质档案损坏。
数电票时代的到来，让企业面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业必须拥有专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。而合思档案解决方案，正是企业在这场变革中的得力助手，为企业的财务报销优化提供了强大支持。
创新方案 满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一位万能的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
单套制解决方案更是独具匠心，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等各个环节；电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，档案数据可相互穿透查询，纸质原文件混序归档，让会计档案应收尽收且合规，有力地推动了财务报销优化。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，支持全流程扩展管理，从档案采集、整理，到实物管理、鉴定、销毁和利用等，一应俱全。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，为财务报销优化奠定了坚实基础。
强大功能 助力高效管理
合思档案拥有多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等强大功能，宛如一个功能齐全的超级武器库，为企业的财务档案管理提供全方位的支持。
多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，大大提高了财务报销优化的效率。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。同时，通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步推动了财务报销优化。
档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为财务报销优化提供了安全可靠的保障。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，极大地提升了财务报销优化的效果。
核心亮点 彰显独特优势
合思档案具有显著的降本增效优势，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，为财务报销优化提供了经济上的保障。
它符合国家政策要求，满足国家对于电子会计档案管理的相关规定，如电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，实现档案全生命周期管理闭环，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，确保企业在财务报销优化过程中的合规性。
合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，成为闭环全量业财系统的“连接器”，为企业的财务报销优化提供了数据支持。
资源重组方面，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为财务报销优化提供了高效的流程保障。
价值体现 惠及多方角色
对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，有力地推动了财务报销优化。
对于归档员/财务来说，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，为财务报销优化减轻了工作负担。
对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为财务报销优化提供了便利的审计环境。
典型场景 展现实际应用
在企业处理会计档案纸电混合管理难题时，合思档案可多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，有效实现了财务报销优化。
集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题时，合思档案的单套制管理方案可实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。进行业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。推进单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化，为集团型企业的财务报销优化提供了有效解决方案。
企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主导致效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题时，合思档案的数据集成方案可广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案可精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，为企业的财务报销优化解决了实际问题。
民办教育集团在档案管理方面存在采集、存储、整理和利用等环节的低效问题时，合思档案的数据集成方案可按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案可按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础，为民办教育集团的财务报销优化提供了有力支持。
成功案例 见证卓越成效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，充分证明了合思档案在财务报销优化方面的卓越成效。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家相关要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，再次证明了合思档案对财务报销优化的积极作用。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主导致效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）减少到22,835元/年，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，进一步验证了合思档案在财务报销优化方面的显著效果。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理和利用等环节存在低效问题。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为财务报销优化带来了新的活力。
市场定位 凸显差异化优势
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为财务报销优化提供了全面的支持。
拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，提高了财务报销优化的自动化水平。
自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，为企业的财务报销优化提供了技术保障。
在当前经济环境下，合思档案的价值愈发凸显。它能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在帮助企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型过程中发挥重要作用。
如果您也想体验合思档案带来的财务报销优化的全新变革，不妨现在就点击免费试用，开启高效的档案管理之旅！
