在数字时代的浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的关键举措。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其卓越的敏捷财务收支管理平台以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，成功助力众多企业踏上财务数字化转型之路。
知名企业预算管理与差旅难题凸显
在当今竞争激烈的商业环境中，一家知名头部数字阅读品牌在预算管理与差旅方面面临着诸多困境。数据分散是其首要难题，各个业务系统的数据相互独立，如同一个个信息孤岛。这导致业务流程严重断裂，数据整合工作变得异常艰难。在预算管理与差旅费用管控方面，由于缺乏统一的数据支持，费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁发生，给企业的财务管理带来了巨大挑战。
每个财务月，该企业都需要处理大量的单据。全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，这不仅造成了大量的纸张浪费，还让财务人员陷入了低价值、机械性的工作中。财务人员每天花费大量时间在单据的整理和粘贴上，人效低下，无法将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。同时，档案管理也成为了一大难题，传统的纸质档案存储方式不仅占用大量空间，而且查找和调阅困难，给企业的日常运营带来了诸多不便。
合思方案破解预算管理与差旅困局
面对该企业在预算管理与差旅方面的难题，合思提供了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
发票OCR识别验真功能是合思方案的一大亮点。通过先进的OCR技术，系统能够快速准确地识别发票信息，并进行验真，有效保障了企业费用的合规性。在预算管理与差旅费用报销环节，这一功能大大减少了人工审核的工作量，提高了审核效率，同时也降低了因发票不合规带来的财务风险。
审批流转路径清晰可视也是合思方案的重要优势。在预算管理与差旅借款和核销过程中，员工的借款申请和核销流程都可以在系统中清晰展示，便于管理人员进行实时监控和管理。同时，系统还提供了详细的审批记录和报表，方便企业进行数据分析和决策。
保证财务档案原生性存储是合思方案的又一创新点。在电子化时代，传统的纸质档案存储方式面临着诸多风险，如档案丢失、损坏等。合思的方案采用原生性存储技术，将财务档案以电子形式进行存储，不仅规避了电子化时代带来的档案管理风险，还符合上市要求。此外，通过合思的方案，企业的结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5，大大提高了财务及时性，为企业的决策提供了更及时、准确的财务数据支持。
合思方案带来预算管理与差旅显著成效
在采用合思解决方案后，该企业在预算管理与差旅方面取得了显著成效。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，无需再进行单点沟通。通过合思的系统，财务人员可以在一个平台上查看所有的付款信息，包括付款时间、付款金额、付款对象等，大大提高了工作效率。同时，系统还提供了付款提醒功能，避免了因付款不及时带来的逾期风险。
档案整理效率得到了大幅提升。合思的方案消除了多维度整理工时，形成了财务数字档案室。在数字档案室中，档案的存储和管理更加规范和有序，丰富了调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统快速查找和调阅所需的档案，无需再在大量的纸质档案中进行查找，大大节省了时间和精力。此外，系统还提供了精准定位实物档案的功能，提高了查找效率，确保了档案的安全性和完整性。
在降本方面，合思的方案减少了差旅超标和预算超额情况。通过对预算管理与差旅费用的实时监控和预警，企业可以及时发现和纠正费用超标问题，有效控制了成本。同时，降低了手工记账和人工整理档案的人力成本。传统的手工记账和档案整理方式需要大量的人力投入，而合思的方案实现了自动化处理，大大减少了人力成本。此外，减少了纸张及相关成本浪费，节约了档案存储空间成本。
在合规方面，合思的方案符合审计和最新档案法、财务档案管理办法要求。在预算管理与差旅费用报销过程中，系统严格按照相关法规和制度进行审核和管理，确保了企业的财务管理合规性。同时，系统还提供了详细的审计记录和报表，方便企业进行内部审计和外部审计。
在先进性方面，合思的方案灵活覆盖因公消费全场景，实现了员工无需垫资和报销。员工在进行预算管理与差旅消费时，可以直接使用企业的支付账户进行支付，无需再进行垫资和报销，大大提高了员工的工作体验。费用业务数字化融入日常办公，员工可以在日常办公中随时随地进行费用申请和审批，提高了工作效率。紧贴双碳目标，单套制管理会计档案降低了纸质耗材，推进了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”全面数字化转型。
合思的解决方案不仅帮助该企业解决了预算管理与差旅方面的财务痛点，实现了财务全流程数字化闭环，还为其他企业提供了可借鉴的成功经验。在电子凭证数字化转型的浪潮下，企业应积极拥抱数字化变革，选择像合思这样专业的合作伙伴，共同推动企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临类似的预算管理与差旅财务问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思的解决方案，还能免费试用，开启企业财务数字化转型之旅。
