在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。某世界 500 强旗下的教育服务品牌，在合思的助力下取得了令人瞩目的成效。年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心构建起多向、网状管理结构，极大简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。通过试点改造，该企业财务数据自动化率达到 91%以上，即便企业规模翻倍扩张，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅提升。接下来，让我们一同深入了解其转型背后的故事。
背景迷雾：传统管理难题待解
该企业业务与财务系统众多且相互独立，犹如一座座信息孤岛，数据无法互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，在“出差成本控制”方面也缺乏有效的数据支撑。
实物存档更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了大量物理空间，还需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便如此，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险，也不利于“出差成本控制”的精准核算。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时漫长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，财务人员为此耗费了大量的时间和精力，无法将更多精力投入到“出差成本控制”等关键工作中。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低，使得企业在成本控制方面难以做到有的放矢。
合思妙方：全生命周期电子化管理
面对这些难题，合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口数多达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收，为“出差成本控制”提供全面准确的数据基础。
接口传输方式多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式一应俱全，满足了企业不同场景下的数据传输需求。强大的自动归档功能贯穿智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，让档案管理更加规范、高效，有助于企业更好地进行“出差成本控制”。
会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部涵盖纸质发票及影像、银行电子回单等。全面的档案管理为企业的财务管理提供了坚实的基础，也为“出差成本控制”提供了有力的数据支持。
成效显著：数字化转型硕果累累
合思的解决方案让该企业加速了数字化转型的步伐，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的使用效率，也为“出差成本控制”提供了更便捷的查询途径。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，使得企业能够将更多的资源投入到“出差成本控制”等核心业务中。
财务作业自动化率达到了 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这将进一步提升企业的“出差成本控制”能力。
客户盛赞：财务管理效率飞升
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年 12 月子公司成立并迅速扩展至 300 多家共享单位。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。在“出差成本控制”方面，也取得了明显的成效，企业能够更加精准地核算出差成本，制定合理的成本控制策略。
未来可期：携手探索更多可能
企业预计到 2024 年自动化率将超 97%。随着与合思合作的深入，双方可能在更多领域探索创新，进一步提升企业数字化运营水平。在“出差成本控制”方面，也有望通过不断的创新和优化，实现更加精细化的管理，为企业节约更多的成本。
合思拥有强大的功能，差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项功能一应俱全，还具备良好的口碑和市场反响，与多家知名企业和机构建立了合作关系。合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优质服务。如果您的企业也想在“出差成本控制”和财务数字化转型方面取得突破，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 与合思取得联系，开启免费试用，共同踏上财务数字化转型的新征程。
