在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。在这一时代背景下，财务档案管理的变革迫在眉睫。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，以其前瞻性的技术和丰富的行业经验，推出了合思档案这一强大的产品，为众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效提供了有力支撑。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案是如何在实际应用中大放异彩，帮助企业实现随需访问档案的。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借卓越的品质和创新的经营理念，在红枣行业深耕细作，于2011年成功在深交所中小板上市，成为行业内的佼佼者。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工和400多家全国门店，规模宏大、实力雄厚。
然而，在公司蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了一道棘手的难题。传统的纸质档案管理模式存在着诸多弊端。首先是归档难题。财务人员在进行归档工作时，需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，即使投入了大量的人力，也难以完全避免档案遗失的风险，一旦档案丢失，后续的查找和补充工作将耗费更多的资源。
其次是查找效率低下。纸质档案受时空限制严重，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某份档案时，往往需要安排专人在堆积如山的档案中苦苦寻找，不仅浪费时间，还可能影响业务的正常开展。在这个快节奏的时代，时间就是效率，这种低效的查找方式显然无法满足企业的发展需求。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不投入资金租赁专门的仓库来存放档案。同时，还需要配备专业的管理人员进行日常的维护和管理，人力成本也不容小觑。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，降低成本成为了企业生存和发展的关键。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着信息技术的不断发展，数据安全和合规性越来越受到企业的重视。如果企业无法保证财务档案的安全性和合规性，将面临着巨大的法律风险和声誉损失。好想你健康食品股份有限公司在传统财务档案管理模式下，也深受这些问题的困扰，亟待寻求一种高效、安全、合规的解决方案。
合思档案：精准破局良方
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，提供了一系列针对性的解决方案，助力企业实现随需访问档案。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了传统档案管理中数据分散、孤立的局面，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等各类数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需轻轻一键，就可以实现各类数据的联查。例如，当需要查询某笔业务的相关信息时，只需输入关键词，系统就可以快速定位到相关的单据、发票和凭证，大大提升了工作效率。这种便捷的联查功能，让财务人员告别了繁琐的手工查找，节省了大量的时间和精力，使他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中去。 -
自动组装档案 提升审计效率
在审计工作中，合思档案发挥了重要作用。它采用自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合，形成完整的审计资料。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间去收集和整理资料，而合思档案的自动组装功能，让审计人员可以快速获取所需的审计数据，减少了审计过程中的繁琐环节。同时，以档案数据为标准的审计方式，保证了审计结果的准确性和可靠性，为企业的合规经营提供了有力保障。 -
实物高效管理 精准定位档案
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都对应着一个唯一的二维码，当查阅者需要查询某份档案时，只需在系统中输入相关信息，就可以快速定位到档案的实物位置。这种高效的实物管理方式，让档案的查阅变得更加便捷。即使档案数量众多，也能在短时间内找到所需的档案，大大提高了档案的利用率。同时，虚拟档案库房的建立，也节省了大量的存储空间，降低了企业的管理成本。
显著成效：降本增效立竿见影
合思档案的实施，为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益。在人力成本方面，减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的归档和查找工作中解放出来，能够更加高效地完成工作任务。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时也减少了67%。这些数据的背后，是企业工作效率的大幅提升和管理成本的显著降低。
在综合成本方面，预计每年可减少20万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了存储空间的节省和档案管理设备的减少等方面。通过合思档案的应用，好想你健康食品股份有限公司实现了资源的优化配置，提高了企业的经济效益。
同时，合思档案的应用也提高了企业的合规性和数据安全性。电子原文件得到了长期保存和有效保护，为企业的可持续发展提供了有力保障。企业在应对各类审计和监管时，也更加从容自信。
随需访问档案：合思档案的核心优势
合思档案的最大优势之一就是能够让企业随需访问档案。在传统的档案管理模式下，企业想要访问档案往往受到时间和空间的限制。而合思档案通过先进的信息技术，打破了这些限制，让企业可以随时随地访问所需的档案。无论是在办公室、家中还是外出办公，只要有网络连接，就可以通过合思档案系统快速查询和调阅档案。这种随需访问档案的功能，为企业的决策提供了及时、准确的信息支持，让企业能够更加灵活地应对市场变化。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思档案的随需访问档案功能，让企业能够更加高效地管理财务档案，提高工作效率，降低成本，增强企业的竞争力。无论是对于大型企业还是中小企业，合思档案都具有重要的应用价值。
开启财务数智化转型之旅
通过合思档案的实施，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理上取得了显著的成果，实现了降本增效和合规经营。这不仅体现了合思档案在解决企业财务痛点方面的强大能力，也为更多企业提供了可借鉴的经验。
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的财务数智化服务。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受它为企业带来的便捷和价值，开启财务数智化转型之旅。让合思档案成为您企业财务档案管理的得力助手，帮助您的企业随需访问档案，在数字化浪潮中乘风破浪，勇往直前。
