在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的全面数字化应用。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本实现了数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将随着这一转型的加速而得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了助力企业更好地应对电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的企业档案管理最佳实践。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在企业档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多挑战，成为了企业进一步发展的掣肘。
在档案整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这种传统的整理方式不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再将其移交至综合档案管理部门。这种分散的保管方式增加了档案管理的难度和风险，容易出现档案丢失、损坏等问题。
在档案存储环节，公司采用独立档案室管理的方式，存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量日益增多，占用了大量的存储空间，同时也增加了档案管理的成本。
这些问题严重影响了金牌橱柜的档案管理效率和质量，成为了企业亟待解决的难题。企业档案管理最佳实践的探索，对于金牌橱柜来说显得尤为重要。
合思档案：一站式解决方案
面对金牌橱柜的档案管理困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套全面的解决方案——合思档案。该方案充分发挥了合思档案的功能和优势，为金牌橱柜的档案管理带来了全新的变革。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业的档案数据得到了集中管理，提高了数据的安全性和可靠性。同时，统一的标准和管理方式也使得档案数据的利用更加便捷高效，为企业的决策提供了有力的支持。企业档案管理最佳实践的关键之一，就是实现档案数据的统一存储和管理。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务流程和财务状况，提高了财务管理的透明度和准确性。同时，完整的业务证据链也为企业的审计和合规管理提供了有力的保障。企业档案管理最佳实践需要建立起完整的业务证据链，确保业财一体。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员可以通过一个平台快速、准确地查询到所需的档案信息，大大提高了查询效率。这种便捷的查询方式不仅节省了时间和精力，还提高了工作效率和质量。企业档案管理最佳实践需要实现数据共享和一站式查阅，提高档案利用效率。 -
银行回单无纸化：降本增效
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这一举措不仅减少了纸质回单的使用，降低了企业的运营成本，还提高了回单处理的效率和准确性。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。企业档案管理最佳实践需要推动银行回单等档案的无纸化管理，实现降本增效。
显著成果：数据见证实力
金牌橱柜应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。一系列的数据表明，合思档案为金牌橱柜带来了实实在在的效益，成为了企业档案管理最佳实践的典范。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
在档案查询方面，耗时减少了80%。快速、准确的查询方式使得工作人员能够及时获取所需的档案信息，为企业的决策提供了有力的支持。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。
在档案合规性方面，实现了100%的合规。合思档案严格遵循相关法律法规和标准，确保了企业档案的合法性和规范性。
这些成果充分证明了合思档案解决方案的有效性和可靠性，为其他企业提供了可借鉴的企业档案管理最佳实践。
合思解决方案的价值与未来展望
合思档案为金牌橱柜带来的变革，充分体现了其对企业的重要价值。合思档案实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，工作人员可以快速获取所需的档案信息，为企业的决策提供了有力的支持。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，提高了企业的管理水平。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，希望更多的企业能够抓住机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营。让有限的资源发挥出更大的效益，为企业的发展注入新的动力。企业档案管理最佳实践的探索永无止境，合思将与更多的企业携手共进，共同开创电子凭证数字化转型的美好未来。
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