在零食的世界里，有这样一个国民经典品牌，它畅销30余年，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。然而，即便如此辉煌的企业，也面临着诸多财务难题。就像出差费用归档这样看似简单的环节，在企业庞大的业务体系下，也变得复杂起来。这不禁让我们思考，企业该如何进行财务数字化转型，以应对这些挑战呢？
零食巨头的财务困局
这个知名零食品牌有着多种销售渠道并行的业务模式。管理流程分散在多个系统中，显得繁杂又低效。财务核算需要满足精细化管理要求，可现有的人工记账方式，却让财务人员不得不花费大量时间在Excel里二次整理数据。如此一来，财务的价值难以得到有效释放，就像一颗被埋没的珍珠。
在差旅管理方面，控制不精细、不灵活的问题十分突出。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。出差费用归档工作也因此变得异常艰难，大量的纸质和电子票据来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。
合思的智慧解决方案
面对这些问题，合思挺身而出，为该企业提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。这套方案涵盖了员工消费、财务核算与记账以及档案管理等多个环节。
员工消费环节，从差旅申请开始，经过业务审批，然后可以在合思商城进行订购，也可通过TMC订购。整个过程便捷高效，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了“合思费控”的便捷体验。
财务核算与记账环节，合思提供了对账结算中心。线上可以统一开票，然后自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后，进行线下结算和手工记账。合思商城还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账，让记账去人工化，大大提高了工作效率。
档案管理环节，合思根据不同环节制定了不同的标准。在合思环节，按照L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档；其他TMC环节则按照L3级无需报销标准录入发票等档案。合思档案实现了多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让出差费用归档变得轻松有序。
方案落地的实施步骤
方案的实施是一个严谨的过程。员工通过合思商城进行差旅订购后，合思商城会提供对账单，TMC也会提供对账单。财务人员则通过对账结算中心进行线上或线下统一开票、结算和记账操作。
在档案管理方面，合思严格按照既定标准执行。合思环节的出差费用归档按照L4级无需报销标准，实现共享受阅、混序装盒、自动制档，让档案管理更加规范和高效。其他TMC环节则按照L3级无需报销标准录入发票等档案，确保每一笔出差费用都能准确归档。
显著的成果与效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。企业年度节约了200万 + 的差旅费用，在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这不仅体现了员工对合思商城便捷性的认可，也为企业节省了大量成本。
财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，差旅人员和财务人员的工作效率得到了极大提高。出差费用归档工作也变得更加顺畅，减少了人工操作带来的错误和延误。
更重要的是，合思的方案实现了业财有机连接。电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集，自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理，简化了装订流程，大幅降低了成本。同时，智能关联功能以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，让管理效率大幅提升。
客户的高度评价
该企业对合思的解决方案给予了高度评价。合思的方案有效解决了企业面临的财务痛点，提升了财务管理效率，降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。通过与合思合作，企业实现了财务数字化转型，在业财融合和档案管理方面取得了显著成效。企业对未来的发展充满信心，相信在合思的助力下，能够在市场竞争中取得更大的优势。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为必然趋势。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供定制化的财务数字化解决方案，帮助企业提升财务管理水平，实现降本增效。如果你也想解决企业财务痛点，实现财务数字化转型，不妨联系合思。你可以拨打400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com，还能免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
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