在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必行之路。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，于2014年创立，多年来一直致力于为企事业单位提供专业的财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在此背景下，合思推出了电子文档归档系统——合思档案管理平台，它在电子会计档案领域的重要性不言而喻。
市场形势：电子凭证数字化转型浪潮来袭
电子凭证开具端如今已基本实现数字化适配，曾经电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题即将全面解决。这意味着电子凭证数字化转型将进一步加速，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化有着诸多显著优势。它能够优化管理流程，让企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化和绿色化协同转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化。合思敏锐地洞察到市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子文档归档系统——合思档案，以满足市场对电子会计档案管理的迫切需求。
痛点分析：传统纸质档案管理困境重重
传统纸质档案管理存在着诸多难以忽视的问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，档案遗失的情况难以避免，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据安全可用，难以满足现代化管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困扰。其档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，并且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。云南菜品牌连锁经营也存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极其低下。
解决方案整体策略概述：合思档案打造高效管理新模式
合思档案为解决传统档案管理的痛点，制定了一系列行之有效的整体策略。它能够为财务人员实现便捷利用，通过一键联查，有效提升工作效率。在内外审计方面，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物位置。同时，合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。这一系列策略的实施，让合思档案成为企业电子会计档案管理的得力助手。
核心模块：合思档案功能模块尽显专业
合思档案的电子文档归档系统拥有多个核心功能模块，每个模块都发挥着重要作用。
智能采集模块通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效地采集各类档案数据。
预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的预归档工作提供了有力支持。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案管理的各个环节都能得到妥善处理。
档案服务模块则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供了数据支持。
竞争优势：合思档案优势突出引领行业
合思档案具有显著的竞争优势。首先，它的开发成本低，能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。
其次，合思档案实现了自动制档，能够释放财务人员的精力。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置。
再者，合思档案实现了档案全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒，用户只需一键查询，就能获取多系统凭证相关的数据及影像信息。
最后，合思档案实现了全流程合规化、自动化、数字化，包括档案采集、制档、管理、利用等环节，为企业提供了全方位的保障。
成功案例：合思档案助力企业降本增效
合思档案在不同行业都取得了显著的成效。好想你使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
服务体系：合思全方位服务保障企业需求
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了自动化归档，让企业告别重复性工作，档案利用便捷高效。其档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。它帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案这一电子文档归档系统将在电子会计档案领域发挥更大的作用。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您想体验合思档案带来的高效管理，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。
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