在零食的世界里，有这样一个品牌，它畅销30余年，成为国民经典的代表。年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。然而，庞大的业务背后，却隐藏着诸多财务难题。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，使得运营繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对精细化核算管理的高要求，财务人员还需在Excel中二次整理数据，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。电子存档标准的缺失，让企业在财务数字化的道路上举步维艰。
业务迷雾：复杂现状与棘手痛点
该品牌作为行业巨头，其全国性的销售布局和复杂的供应链体系，决定了业务管理的难度。多种销售渠道并行，每个渠道都有独特的管理流程和数据系统，这使得信息整合和流程协调变得异常困难。不同系统之间的数据难以共享，导致工作重复，效率低下。
差旅管理方面，现有的差旅平台对账方案无法满足企业精细化核算的需求。财务人员在处理差旅费用时，需要花费大量时间在Excel中进行数据整理和分析，人工记账不仅容易出错，还无法及时准确地反映企业的财务状况。而且，事前的差旅申请和审批与事中的消费控制缺乏有效的衔接，导致差旅成本难以控制。电子存档标准的不明确，也让差旅相关的费用记录和报销管理变得混乱。
会计档案管理更是一大难题。纸电混合的档案来源广泛，包括销售发票、采购合同、费用报销单等，数量巨大。手工整理和查找档案不仅效率低下，还容易出现错误，一旦出现问题，很难快速准确地找到相关档案。这不仅增加了企业的管理成本，还可能影响企业的合规运营。电子存档标准的缺失，使得档案的存储和检索缺乏规范性和统一性。
合思妙方：量身定制解决方案
面对这些难题，合思为该客户提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，从差旅申请开始，经过业务审批后，员工可以选择在合思商城订购或者通过TMC订购。合思商城会生成对账单，TMC也会提供相应的对账单，确保消费记录的清晰和准确。这一过程实现了便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了员工的工作效率。合思费控的应用，让差旅申请变得更加便捷，符合电子存档标准的要求，使得消费记录能够准确地被记录和管理。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。对于线上业务，实现统一开票、自动拆分结算和自动记账；对于线下业务，虽然需要手工记账，但也实现了统一开票和线下结算。这种线上线下相结合的方式，既满足了企业多样化的业务需求，又提高了财务核算的准确性和效率。合思商城的同屏比价功能，让企业能够选择最优的消费方案，同时统一开票和自动拆分对账、记账去人工化的特点，使得财务工作更加高效，符合电子存档标准的规范。
档案管理方面，合思提供了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档的服务，其他TMC环节则进行L3级无需报销的发票等档案录入。合思档案实现了多源采集，智能制档，实物档案混序归档和档案借阅全线上化管理。这种方式不仅提高了档案管理的效率，还保证了档案的安全性和规范性，符合电子存档标准的要求。
落地实施：步步为营见真章
解决方案的实施是一个循序渐进的过程。首先，员工进行差旅申请，经过业务审批后，根据自身需求在合思商城订购或通过TMC订购。在这个过程中，系统会自动生成相应的对账单，确保消费记录的准确性和完整性。电子存档标准的严格执行，使得每一笔消费记录都能够被准确地记录和存储。
财务核算与记账环节，财务人员通过对账结算中心，根据业务类型进行线上或线下统一开票、结算及记账操作。线上业务实现了自动拆分结算和自动记账，大大减少了人工操作的时间和错误率。线下业务也通过规范的流程，保证了财务数据的准确性和一致性。电子存档标准的遵循，让财务数据的存储和管理更加规范和安全。
档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销的相关操作，其他TMC环节进行L3级无需报销的发票等档案录入。合思档案通过多源采集，将各种类型的档案进行整合，实现智能制档。实物档案采用混序归档的方式，提高了档案存储的效率，同时通过线上化管理，实现了档案借阅的标准化流程。电子存档标准的应用，让档案管理更加科学和规范。
成效显著：降本增效成果斐然
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了200万+。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用约200万元。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。电子存档标准的执行，使得差旅费用的记录和管理更加清晰和准确。
业财有机连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这不仅提高了财务工作的准确性和效率，还保证了企业财务数据的安全性和合规性。电子存档标准的严格遵守，让业财数据的整合和管理更加科学和规范。
线上线下一体化管理方面，标准化线上借阅流程规范了档案室管理，简化装订流程大幅降低了成本。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%。电子存档标准的应用，让档案的存储和检索更加便捷和高效。
携手合思：开启财务数字化新征程
该企业所面临的财务痛点在众多门店企业中具有一定的共性，合思提供的解决方案为其他企业提供了宝贵的参考。在当前经济环境下，企业需要通过数字化转型来提升竞争力，实现降本增效。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业量身定制解决方案，助力企业建立符合电子存档标准的财务数字化管理体系。
如果你所在的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思，开启免费试用，踏上财务数字化转型之旅，让电子存档标准为企业的财务管理保驾护航。
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