在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的变革需求。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。此时，企业迫切需要专业的“电子文档归档系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。其旗下的合思档案，正是领先的单套制电子文档归档系统，在这场变革中具有重要的创新性和引领作用。
市场风云：数电票下的档案管理新局势
全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票呈现出快速扩张的态势。从政策层面来看，电子发票的接收已具备合法合规性，早在2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号就肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的企业可以仅以电子形式进行归档。
然而，因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的电子文档归档系统来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。但目前，多数企业在档案管理方面的信息化程度严重不足，难以应对数电票带来的挑战。
痛点剖析：企业财务档案管理的困境
在企业财务档案管理的过程中，不同角色面临着诸多痛点。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持，影响了企业的发展战略。
财务人员则被海量的档案数据所困扰。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低，工作效率也难以提高。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间，影响了业务的开展效率。
从企业整体层面来看，还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。
创新策略：合思档案的全面解决方案
合思档案针对企业的痛点，提出了一套全面且创新的解决方案。
它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该电子文档归档系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思档案不止是一款简单的电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供针对性的解决方案。
核心模块：合思档案的强大功能
- 档案扩展解决方案：生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
- 证据链完整性解决方案：通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
- 共享调阅解决方案：满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。
- 数电票解决方案：为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
竞争优势：合思档案的独特价值
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
它能实现100%自动归档，凭借强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，大大提高了工作效率。
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。
该电子文档归档系统符合国家政策要求，在电子会计档案合规性管理方面表现出色，满足国家相关政策对档案管理的要求。
此外，合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，既能满足接收管理数电票的能力，又拥有稳定的迭代能力，能够及时应对各种变化。
成功案例：合思档案的实际应用效果
- 海亮教育：此前老板要求实现财务办公室无纸化。在使用合思档案完成所有作业、数字化拼图之后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
- 徐福记：作为多地连锁门店，拥有70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后，全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
- 中交水规院：单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后，档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
- 某企业：年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
服务体系：合思的全方位保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供电话400 – 105 – 6505咨询服务，其网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序等服务渠道，为客户提供全方位的售后支持。
在企业财务档案管理的征程中，合思档案作为领先的电子文档归档系统，发挥着至关重要的作用。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子文档归档系统，将在企业数字化转型中持续发挥重要作用，为企业提供优质的财务数智化服务。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
