在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正驶入快车道。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题即将全面攻克，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在此背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业档案管理最佳实践提供了有力支撑。
传统档案痛点凸显转型必要
在企业运营中，传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰，也凸显了企业进行数字化转型的紧迫性。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
云南菜品牌连锁经营同样面临着纸质档案管理的难题。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，存储档案需要耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。此外，海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
高新兴科技集团在档案管理方面也存在着诸多问题。报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。同时，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。而且，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，档案利用效率低下。
海亮教育科技服务集团则面临着数据混乱的问题。企业业务、财务系统多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本高昂。实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。此外，无法最大化发挥档案价值，实物凭证明与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产利用效率低。
这些企业的经历充分说明，传统纸质档案管理已经成为企业发展的绊脚石，企业急需进行数字化转型，寻找企业档案管理最佳实践，以提高运营效率，降低成本。
合思档案策略破局传统困境
合思档案针对传统纸质档案管理的痛点，制定了一套全面的整体策略和方向，为企业档案管理最佳实践提供了有效的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
在流程方面，合思档案通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率。在系统化方面，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。在一体化方面，旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。在无纸化方面，归档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。
核心模块功能铸就强大实力
合思档案拥有强大的核心模块及其功能，为企业档案管理最佳实践提供了坚实的保障。
从功能蓝图来看，合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）；预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等。
在业务层上，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统包含财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。
对比优势凸显独特价值
与其他产品相比，合思档案在功能、服务、成本等方面具有显著的竞争优势，是企业档案管理最佳实践的不二之选。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案能为企业实现降本增效，如1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本可达338,910元，其中包括打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等方面的节约。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
成功案例见证显著成效
众多不同行业的企业使用合思档案后，取得了显著的收益，进一步证明了合思档案在企业档案管理最佳实践中的价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，业财融合提升了80%，财务提效90%，节省打印、存储等总体成本30万/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
优质服务体系保驾护航
合思为客户提供了完善的服务体系，包括研发、售后等方面，为企业档案管理最佳实践提供了有力的支持。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，保障产品的持续创新和优化。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的本地化服务。秉承以客户为中心的服务理念，致力于为客户提供全方位的财务数智化服务，满足客户在不同阶段的需求。
综上所述，合思档案在企业财务数智化转型中发挥着重要的作用，为企业提供了企业档案管理最佳实践。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案将持续助力企业在财务数智化道路上取得更大的突破和发展。如果您想体验合思档案带来的卓越价值，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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