在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证时代已然来临。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理难题，其中供应商发票管理更是成为了企业的一大痛点。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，让企业的财务管理工作变得复杂而繁琐。传统纸质档案管理模式在供应商发票管理方面更是存在诸多弊端，例如好想你健康食品股份有限公司曾面临归档难、查找慢、成本高、不合规等问题；金牌橱柜家居科技股份有限公司在整理、保管、存储、管理利用等环节也遭遇困境。
面对这些挑战，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的供应商发票管理提供了卓越的解决方案。
合思档案：一站式供应商发票管理秘籍
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。广泛连接的生态使得合思档案能够与企业的各种业务系统无缝对接，实现数据的实时共享和交互。双轮驱动的模式创新则结合了技术创新和服务创新，不断优化产品功能和用户体验。无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，让供应商发票管理变得更加高效、便捷，大大减轻了企业财务人员的工作负担。
在供应商发票管理方面，合思档案通过全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现了从发票接收、报销、入账到归档的全自动化管理。企业可以通过合思档案平台，快速、准确地接收供应商发票，并进行验签、解析、校验等操作。同时，平台还支持自动填报、自动入账功能，将发票信息与企业的财务系统进行无缝对接，实现数据的自动流转和处理。最后，发票信息会自动归档，形成完整的电子会计档案，方便企业进行查询和管理。
核心功能亮点：供应商发票管理的强大引擎
合思档案的功能蓝图犹如一座精密的大厦，为供应商发票管理提供了坚实的支撑。其具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。企业财务人员无需再像传统方式那样打印大量的发票和单据，只需在平台上轻轻一点，即可快速调阅所需的档案信息。而且，即使发票和单据的顺序混乱，合思档案也能自动进行归集和整理，大大提高了工作效率。
在供应商发票管理方面，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。企业可以通过开放式接口，将供应商发票信息自主采集到合思档案平台上。对于大文件，平台会自动进行切割处理，确保数据的快速传输和存储。同时，数电票自动化解析功能能够准确识别发票信息，提高数据录入的准确性和效率。
档案制档能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。合思档案会自动将发票信息与相关的业务单据进行关联和组装，形成完整的档案记录。在归档前，平台还会对发票信息进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，确保发票信息的合规性和准确性。此外，企业还可以根据自身需求，自定义版式文件，满足不同的管理要求。
收益凸显：供应商发票管理降本增效
使用合思档案进行供应商发票管理，企业能够获得显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。以往，企业财务人员需要花费大量的时间和精力进行发票的手工录入、整理和归档工作，不仅效率低下，而且容易出现错误。而合思档案的自动化归档功能，让这些繁琐的工作变得轻松简单，财务人员只需将发票信息上传到平台，系统就会自动完成后续的归档工作。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案平台实现了发票信息的实时共享和交互，企业管理层可以通过平台随时了解供应商发票的处理情况，进行实时监控和分析。这有助于企业及时发现问题，采取相应的措施，提高财务管理水平。
以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案进行供应商发票管理后，年总节约成本可达338,910元，包括打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等。这些成本的节约，让企业在供应商发票管理方面实现了降本增效的目标。
典型场景应用：供应商发票管理的多面手
在企业财务报销场景中，合思档案可实现电子发票自动采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档，提高报销效率。员工在报销时，只需将电子发票上传到合思档案平台，系统就会自动完成发票的采集、验签、解析、校验等操作，并自动填报报销信息。同时，发票信息会自动与企业的财务系统进行对接，实现自动入账和归档。这不仅大大缩短了报销流程，提高了报销效率，还减少了人为错误的发生。
在企业审计场景中，合思档案支持多维检索条件，快速定位所需档案，通过档案关系实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，支撑便捷、高效的内外部审计需求。审计人员可以根据不同的检索条件，如发票号码、供应商名称、日期等，快速定位所需的档案信息。同时，通过档案关系，审计人员可以实现凭证、发票、回单、业务单据等的组合式穿透预览，全面了解业务的来龙去脉，为审计工作提供有力的支持。
客户成功案例：供应商发票管理的最佳见证
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案进行供应商发票管理后，取得了显著的成效。减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据表明，合思档案为好想你健康食品股份有限公司的供应商发票管理带来了质的飞跃，大大提高了工作效率，降低了管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，在供应商发票管理方面也收获颇丰。纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这些成果充分证明了合思档案在供应商发票管理方面的强大实力和卓越价值。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和竞争。选择一款优秀的供应商发票管理解决方案，对于企业的发展至关重要。合思档案凭借其卓越的功能、显著的收益、广泛的应用场景和众多的成功案例，成为了企业的不二之选。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想体验合思档案在供应商发票管理方面的强大功能，实现财务数智化转型，降本增效，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其为供应商发票管理带来的变革。
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