在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平愈发成为衡量其核心竞争力的关键指标。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借卓越的产品品质和强大的设计研发能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”殊荣。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地有序运转，企业员工达6000余人，92家归档主体协同作业。然而，随着业务的蓬勃发展，海量的财务数据如潮水般涌来，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。其中，供应商发票管理更是成为财务管理中的重中之重，传统的管理方式逐渐暴露出诸多问题，巨大的工作量和高昂的成本让金牌橱柜意识到，一场财务档案管理的变革迫在眉睫。
管理困局：供应商发票管理痛点凸显
在传统的财务档案管理模式下，金牌橱柜的供应商发票管理面临着重重困境。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效整合利用。对于供应商发票，工作人员需要逐一打印，再进行手工匹配、组装、装订和上架，繁琐的流程耗费了大量的时间和精力。每一张发票都像是一个独立的个体，难以形成一个有机的整体，使得数据的价值无法得到充分挖掘。
保管环节同样存在问题。财务部门需要临时保管发票等会计档案1年，1年后再移交综合档案管理。这期间，不仅增加了管理的难度和成本，还容易出现档案丢失、损坏等情况，给企业的财务管理带来潜在风险。
存储环节，独立的档案室虽然为纸质档案提供了存放的空间，但也带来了高昂的成本。随着发票数量的不断增加，存储空间逐渐紧张，每年需要投入大量的资金用于租赁和维护档案室。同时，纸质档案的存储也存在安全隐患，如火灾、水灾等自然灾害可能会导致档案的永久性损坏。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，在浩如烟海的发票中寻找所需信息，不仅耗时费力，而且容易出现错误。这种落后的管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，供应商发票管理的数字化转型势在必行。
合思妙策：供应商发票管理的破局之道
合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜的供应商发票管理量身定制了一套全面的解决方案。
统一存储是解决方案的核心之一。合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。对于供应商发票，也纳入了这个统一的管理体系中，使得发票数据能够在一个平台上进行集中管理，方便快捷。这样一来，无论是财务人员还是其他相关部门，都可以在一个系统中查询到所需的发票信息，大大提高了工作效率。
业务证据链完整是该方案的另一大亮点。合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在供应商发票管理方面，每一张发票都与相应的业务订单、合同等进行关联，形成了完整的业务证据链。这不仅有助于企业进行财务核算和审计，还能有效防范税务风险，确保企业的财务管理合规性。
数据共享和一站式查阅也是合思解决方案的重要优势。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过简单的操作快速找到所需的供应商发票信息。无论是查询发票的基本信息、关联业务，还是进行数据分析，都变得轻松便捷。这种高效的查阅方式，让企业能够及时掌握发票的使用情况，为决策提供有力支持。
银行回单无纸化是合思方案的一大创新。海量的银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。在供应商发票管理中，银行回单与发票的关联更加紧密，通过系统的自动匹配和整合，大大减少了人工操作的工作量，降低了错误率。同时，无纸化管理也有助于企业实现降本增效，减少了纸张的使用和存储成本，符合环保理念。
实施之路：供应商发票管理的转型之旅
合思运用自身强大的技术和服务能力，按照解决方案中的各项要点，为金牌橱柜的供应商发票管理进行了系统搭建和数据整合。
在系统搭建方面，合思的技术团队根据金牌橱柜的业务特点和需求，进行了个性化的定制开发。从发票的录入、审核、存储到查询和分析，每个环节都进行了精心设计，确保系统的稳定性和易用性。同时，合思还与金牌橱柜现有的财务系统进行了无缝对接，实现了数据的实时共享和交互。
数据整合是实施过程中的关键环节。合思团队对金牌橱柜历史的发票数据进行了全面清理和整理，将分散在各个系统中的数据进行集中整合。在整合过程中，严格按照统一的标准和规则进行处理，确保数据的准确性和一致性。同时，为了保证数据的安全性，合思采用了先进的加密技术和安全防护措施，防止数据泄露和丢失。
在实施过程中，合思还为金牌橱柜提供了全方位的培训和支持。财务人员和相关业务人员通过系统的培训，快速掌握了新系统的操作方法和技巧。合思的客服团队也随时为金牌橱柜提供技术支持和咨询服务，确保系统的正常运行。
成果斐然：供应商发票管理变革见成效
经过一段时间的实施和优化，合思为金牌橱柜提供的供应商发票管理解决方案取得了显著的成果。
档案匹配耗时大幅减少。通过系统的自动匹配和整合功能，供应商发票与其他相关会计资料的匹配效率得到了极大提升，档案匹配耗时减少了84%。财务人员不再需要花费大量的时间进行手工匹配，工作效率得到了显著提高。
档案查询耗时显著降低。在新的系统中，用户可以通过关键词搜索、条件筛选等方式快速找到所需的供应商发票信息，档案查询耗时减少了80%。无论是内部审计还是外部监管，都能够快速准确地提供相关发票资料，提高了企业的响应速度和合规性。
总体成本大幅节省。通过银行回单无纸化和数据集中管理，减少了打印成本和存储空间成本，预估每年节省总体成本30万+。企业在供应商发票管理方面的投入得到了有效控制，实现了降本增效的目标。
档案合规性得到保障。通过建立完整的业务证据链和严格的审核流程，确保了供应商发票的真实性、合法性和完整性，档案合规性达到了100%。企业在面对税务审计和监管检查时，能够轻松应对，避免了不必要的风险和损失。
客户赞誉：供应商发票管理变革获认可
金牌橱柜通过合思的解决方案，实现了供应商发票管理的高效化、合规化和低成本化，极大地提升了企业的财务管理水平和运营效率。金牌橱柜相关负责人表示：“合思的解决方案为我们解决了供应商发票管理中的诸多难题，让我们的财务管理更加规范、高效。通过系统的应用，我们不仅节省了大量的时间和成本，还提高了数据的准确性和安全性。我们对合思的服务和产品表示高度认可和满意，也期待与合思在未来有更多的合作。”
行动号召：开启供应商发票管理数智化之旅
合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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