数电票时代，合思档案助力企业出差费用归档高效管理

在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在出差费用归档等档案管理工作中，传统方式存在诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的问题。不仅储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。对于财务人员来说，处理大量档案数据，尤其是出差费用相关的档案，整理耗费时间，要手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复。业务人员出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交，流程繁琐耗费时间。

传统档案管理还存在高显性成本，比如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，还存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。出差费用归档等工作，迫切需要专业的解决方案。

合思方案：解锁多元场景出差费用归档密码

合思档案为企业档案管理痛点提供了全面的解决方案，涵盖多种场景解决方案和领先的单套制解决方案，能有效解决出差费用归档等问题。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在出差费用归档方面，能将出差相关的各类票据、凭证等自动匹配，提高归档效率。
单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。这对于出差费用归档来说，减少了纸质文件的处理，提高了归档的准确性和效率。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。在出差费用归档中，可以根据企业的具体需求，自定义出差费用相关的档案类型，进行更细致的管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。对于出差费用归档，能确保出差费用相关的各类凭证、票据等证据链完整，符合财务合规要求。

合思功能：打造出差费用归档全生命周期管理体系

合思档案具备强大的功能，涵盖档案全生命周期管理、多源采集、智能制档等方面，为出差费用归档提供全方位支持。
电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集可通过外部生态和内部多种方式进行，预归档服务提供自动归档等功能，基础管理涉及档号管理等，档案服务包括身份调查等。在出差费用归档中，从出差费用相关票据的采集，到自动归档，再到后续的档案管理和服务，都能实现全生命周期的管理。
多源采集支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。出差费用相关的票据可能来自不同的渠道，合思档案的多源采集功能能够确保全面、准确地采集出差费用相关数据。
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查询更便捷。在出差费用归档中，能将出差过程中的各类费用凭证自动匹配组装，形成完整的业务链数据，方便查询和管理。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。对于出差费用归档，可根据企业需求自定义出差费用相关的版式文件，提高归档的规范性和可扩展性。

合思亮点：出差费用归档合规降本增效新典范

合思档案具有诸多核心亮点，在出差费用归档方面表现出色。
合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在出差费用归档中，确保出差费用相关的档案数据符合国家政策要求，避免合规风险。
显著的降本增效是合思档案的一大亮点。能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，彻底告别传统手工归档，档案不打印，实现更有效的“收紧钱袋子”。在出差费用归档中，减少了纸质票据的打印和整理，提高了检索效率，降低了成本。
让数据“活起来”，实现从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业精细化的档案查阅需求，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在出差费用归档中，企业可以通过合思档案快速调阅出差费用相关的档案数据，为企业决策提供支持。
资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在出差费用归档中，能实现出差费用相关数据在业财系统中的有效流通和管理，提高企业的管理效率和效益。

合思价值：为不同角色出差费用归档赋能

合思档案为不同角色带来了不同的价值，在出差费用归档方面也发挥着重要作用。
对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。在出差费用归档方面，CEO/高管可以通过合思档案更好地了解企业的出差费用情况，为企业决策提供数据支持。
对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在出差费用归档中，归档员/财务可以通过合思档案更高效地完成出差费用的归档工作，减少重复劳动。
对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在出差费用归档方面，外部审计可以通过合思档案更方便地进行审计工作，提高审计效率。
多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。支持第三方业财系统直接查看档案信息，实现档案数据资产化，借阅过程透明化，一键到期催还。在出差费用归档中，企业可以通过合思档案的多场景应用，实现出差费用档案的高效管理和利用。

合思案例：出差费用归档成功实践展示

不同类型的企业使用合思档案都取得了良好的效果，在出差费用归档方面也有显著成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。在出差费用归档方面，该企业实现了出差费用相关档案的高效管理，提高了工作效率，降低了成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。在出差费用归档方面，该企业实现了出差费用档案的标准化管理，提高了整理匹配效率，降低了存储空间成本和纸张打印成本。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。在出差费用归档方面，该企业实现了出差费用档案的统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。在出差费用归档方面，该企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思优势：出差费用归档专业创新之选

合思创立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，符合“单轨制”“单套制”适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式发展方向。拥有多项认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，还通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。
合思档案提供多种特色解决方案，如大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；实物备查解决方案实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在出差费用归档方面，这些特色解决方案能够更好地满足企业的需求，提高出差费用归档的效率和质量。

合思档案为企业提供了全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案，能够解决企业在档案管理中的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业有限的资源发挥更有效的作用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。如果您想了解更多关于合思档案在出差费用归档等方面的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站。您还可以通过微信公众号和微信小程序关注合思，现在点击即可免费试用合思档案，体验它带来的卓越价值。