合思档案：引领企业档案管理最佳实践

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的运营模式正经历着深刻的变革。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着前所未有的挑战。传统的纸质档案管理方式不仅成本高昂，还存在效率低下、数据难以分析利用等问题。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大的问题，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量时间和精力。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，造成了企业资源的浪费。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用，导致内部协作滞后，这些高显性成本和高隐形成本严重影响了企业的运营效率。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一种全新的、高效的财务档案管理方式，成为企业档案管理最佳实践的典范。

合思档案多元方案应对痛点

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。数电票解决方案则为数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档提供了端到端全流程自动化服务，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，是企业档案管理最佳实践的重要体现。

合思档案强大功能精细管理

• 多源采集灵活高效
  合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，为企业提供了多样化的采集途径，是企业档案管理最佳实践的有力支撑。

• 智能制档精准高效
  智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步体现了企业档案管理最佳实践的优势。

• 档案管理严谨有序
  在档案管理方面，合思档案的权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业档案管理提供了严谨有序的保障，是企业档案管理最佳实践的重要环节。

• 档案应用深度融合
  档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查功能智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，充分展现了企业档案管理最佳实践的价值。

合思档案核心亮点凸显价值

• 合规性保障政策支持
  合思档案符合国家政策要求，国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。合思档案的电子会计档案合规性管理，满足了国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求。其自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，为企业的合规运营提供了有力保障，是企业档案管理最佳实践的重要特征。

• 降本增效成果显著
  合思档案降本增效的效果十分显著。它能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，减少了企业在档案管理上的显性和隐形成本。通过提高工作效率和降低成本，帮助企业在当前经济环境下实现了资源的优化配置，是企业档案管理最佳实践的直接体现。

• 数据利用激活价值
  合思档案让数据“活起来”，实现了从数据到决策的转变，真正利用档案数据，实现了数据价值。它可实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，为企业的决策提供了有力支持，是企业档案管理最佳实践的核心优势。

合思档案价值体现惠及各方

• 助力高管决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的长远发展奠定了坚实基础，是企业档案管理最佳实践为高管带来的重要价值。

• 提升财务工作效率
  对于归档员/财务人员来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别了重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的精力投入到更有价值的工作中，是企业档案管理最佳实践为财务人员带来的切实好处。

• 优化外部审计体验
  对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率，优化了审计体验，是企业档案管理最佳实践在审计环节的具体体现。

合思档案典型场景广泛应用

• 日常档案管理全流程覆盖
  在企业日常档案管理中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。它对内部产生的记账凭证、报销单据等和外部系统的核算系统、资金系统等产生的会计资料进行有效管理，确保了企业档案管理的规范化和高效化，是企业档案管理最佳实践在日常运营中的重要应用。

• 审计场景高效便捷
  审计场景下，合思档案支持审计人员进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作。审计不进档案室，实现了档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性，是企业档案管理最佳实践在审计领域的突出表现。

• 数电票管理闭环实现
  企业在应对数电票管理时，合思档案的数电票解决方案支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，满足了企业在数字化凭证时代的财务档案管理要求，是企业档案管理最佳实践在数电票管理方面的有效解决方案。

• 档案借阅透明可控
  在档案借阅场景中，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还，确保了档案借阅的规范和安全，是企业档案管理最佳实践在档案借阅环节的具体措施。

合思档案成功案例彰显实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，充分证明了合思档案是企业档案管理最佳实践的成功典范。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，再次验证了合思档案作为企业档案管理最佳实践的卓越能力。

某多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效为统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，进一步证明了合思档案在企业档案管理中的显著优势，是企业档案管理最佳实践的有力例证。

某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，充分展示了合思档案在不同行业企业档案管理中的应用效果，是企业档案管理最佳实践的生动体现。

合思档案市场定位独具优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在功能上，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案；证据链完整性解决方案能通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规，充分凸显了其在行业中的独特地位，是企业档案管理最佳实践的重要支撑。

合思档案作为企业档案管理最佳实践的代表，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业的数字化转型中发挥重要作用。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com 。欢迎企业咨询合作，选择合思档案开启高效财务档案管理之旅，现在还可免费试用，亲身体验合思档案带来的卓越管理效果。