在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营环境正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业也面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地；档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的泥沼，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作繁琐至极。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，流程繁琐，耗费时间。此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰，存在数据存储线下载体，严重影响了企业全面数字化的进程。传统的纸质档案管理更是存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。
面对这些困境，合思档案应运而生，为企业提供了全面而有效的解决方案。
专属方案 精准赋能不同角色
合思档案针对不同角色提供了个性化的解决方案，展现出了其全面性和针对性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，帮助企业打响数字化转型的决胜之战，降本增效。
归档员/财务人员使用合思档案可以大大提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票导入导出以及发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
核心功能 彰显专业创新优势
合思档案拥有一系列核心功能，相比传统档案管理方式具有显著的优势，充分展现了其专业性和创新性。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，当然也能轻松实现发票导入导出。
智能制档功能让会计档案管理更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能也别具特色。合思档案自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”。
“四性检测+业务检测”双模式检测方案则为档案管理提供了可靠的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
多元案例 见证实际应用成效
合思档案在不同类型企业的应用场景中都取得了显著的成效，通过具体数据和实际案例充分体现了其价值。
有年单据量2.6亿的企业，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，同时发票导入导出也更加高效。
共享中心统建的集团型企业面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票导入导出的流程也更加顺畅。
多系统数据互联企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票导入导出更加便捷。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票导入导出也能快速完成。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现会计档案价值的深度应用，更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在多个城市设有办公地点，包括北京、上海、杭州等。如果您想进一步了解合思档案，可拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业会计档案管理的新时代！
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