合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代，实现发票数据快速检索

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，宣告着“数字化凭证时代”的全面来临。这一变革给企业财务档案管理带来了全新的挑战，也让企业信息化建设的短板暴露无遗。

在纸电混合的时代背景下，企业各层级人员都在财务档案管理中遭遇了重重困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、存储空间紧张以及档案数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案不仅占据了宝贵的办公空间，还耗费了巨额的存储和管理成本。而分散的档案数据缺乏有效的汇总和整理，使得企业难以从中挖掘有价值的信息，为决策提供支持。

财务人员则被繁重的档案整理工作压得喘不过气来。海量的档案数据需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都充满了枯燥和繁琐，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误。业务人员在出差、招待后的报销流程中也备受困扰，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力，降低了工作效率。

此外，企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间需求，都让企业的财务负担日益加重。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得档案数据难以得到有效利用。而电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案在不可抗力下容易损坏，也给企业带来了巨大的合规风险。

尽管企业在推行数字化的过程中，通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖于线下载体。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”，助力企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，实现发票数据快速检索。

精准施策：合思档案为不同角色定制解决方案

合思档案深知企业不同角色在财务档案管理中的需求差异，因此为CEO/高管、归档员/财务和外部审计等不同角色提供了针对性的解决方案。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案可以帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在当前经济环境下，这无疑是企业降本增效、提升竞争力的重要举措。

归档员/财务人员在使用合思档案后，能够告别重复低价值的工作，提高工作效率。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们可以轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率，实现发票数据快速检索。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，让发票数据快速检索成为可能。

实力彰显：合思档案核心功能与优势剖析

合思档案拥有一系列强大的核心功能和优势，充分展现了其卓越的性能。

在解决方案方面，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询，让发票数据快速检索更加高效。档案扩展解决方案具备灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统、资金系统等多个系统关联，业务系统的共享调阅解决方案可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案能够智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现了实物档案的免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大亮点。它包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集可通过外部生态和内部多种方式采集数据，为发票数据快速检索提供了丰富的数据来源。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，确保档案数据的准确性和完整性。基础管理涵盖档号管理、档案储存等内容，为档案的安全存储提供了保障。档案服务提供身份调查、实物管理方案等服务，满足企业多样化的档案管理需求。

多源采集是合思档案的又一重要优势。它支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，确保所有发票数据都能被有效采集，实现快速检索。

智能制档通过规则引擎自动组装，实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。通过字段映射，查阅更加便捷，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升了发票数据快速检索的效率。

成效显著：合思档案在不同企业的应用实践

合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。通过这些措施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化程度大大提高，企业成本显著降低。数据指标显示，凭证总量达到14W+，单据总量达到50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次，发票数据快速检索变得轻而易举。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年，同时也实现了发票数据的快速检索。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室管理纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，为发票数据快速检索提供了有力保障。

中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印等耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让发票数据快速检索成为现实。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、专业的财务档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以放心选择合思档案，开启财务档案管理数字化转型之旅。

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