合思档案：供应商发票管理的数字化解决方案

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的新课题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理中面临着各自的痛点。企业高管们常常为纸质档案管理成本高昂、储存占地大而烦恼，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，要经历纸质票据留存再上交的繁琐流程，浪费了大量的时间和精力。此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

在供应商发票管理方面，这些痛点同样突出。供应商发票数量众多，管理难度大，传统的管理方式难以满足企业对发票管理的高效、准确和合规要求。合思档案产品的出现，正是为了解决这些痛点，为企业提供了一套完善的供应商发票管理解决方案。

合思档案：为不同角色定制的解决方案

• 高管决策的智慧之选
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值。通过合思档案，企业能够实现决策的数智化，提升财务服务效率，在数字化转型的浪潮中打响决胜之战。同时，借助数字化手段，合思档案还能帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。在供应商发票管理方面，高管可以通过合思档案全面了解发票数据，为企业的采购决策提供有力支持。

• 财务人员的效率利器
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让财务人员告别了重复低价值的工作，实现了档案数据的同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在供应商发票管理中，合思档案能够自动匹配发票信息，减少人工核对的工作量，提高发票处理的准确性和及时性。

• 外部审计的便捷桥梁
  对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便利。它能够实现档案外审的在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料。在供应商发票管理方面，审计人员可以通过合思档案快速准确地获取发票相关信息，提高审计效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其是供应商发票管理的需求。

合思档案功能全解析

• 多源采集：无缝对接数据世界
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。在供应商发票管理中，无论发票是以何种形式存在，合思档案都能轻松采集，确保数据的完整性。

• 智能制档：打造完整业务证据链
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在供应商发票管理中，合思档案能够将发票与相关的业务单据、凭证等进行智能关联，形成完整的业务证据链，方便财务人员进行管理和查询。

• 档案管理：灵活定制权限与目录
  合思档案在档案管理方面表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。在供应商发票管理中，企业可以根据自身需求灵活设置权限和目录，确保发票数据的安全和有序管理。

• 档案应用：实现数据深度穿透
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。在供应商发票管理中，财务人员可以通过合思档案快速查询和分析发票数据，深入了解业务情况。

合思档案核心亮点闪耀

• 合规护航：坚守数据安全底线
  在合规性方面，合思档案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测+业务检测”的双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，系统规范预置档号、档案册号编制规则，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展等。在供应商发票管理中，合思档案确保发票数据的合规性，为企业避免合规风险。

• 高效驱动：海量数据秒级响应
  高效性是合思档案的显著特点。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在供应商发票管理中，合思档案能够快速处理大量的发票数据，提高工作效率。

• 创新引领：开创档案管理新模式
  合思档案具有创新性。它提出领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装。提供档案扩展解决方案，自定义档案类型，全流程扩展管理。还有证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。在供应商发票管理中，合思档案的创新模式为企业带来了全新的管理体验。

合思档案为企业创造的价值

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能显著降低企业的纸张成本、整理成本，减少打印与邮寄，降低企业显性成本。提高档案匹配、查询效率，减少人工工作量，提高财务人员工作效率。在供应商发票管理中，通过自动化处理和高效查询，企业可以节约大量的时间和成本。

• 提升管理水平：打破数据孤岛
  合思档案实现了档案数据的集中管理和统一标准，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。支持档案全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。在供应商发票管理中，企业可以全面掌握发票数据，加强对供应商的管理。

• 数据价值挖掘：驱动企业决策
  合思档案真正利用档案数据，实现数据价值，让数据“活起来”，从数据到决策，为企业决策提供支持。在供应商发票管理中，企业可以通过分析发票数据，了解供应商的表现，优化采购策略。

合思档案典型使用场景丰富

• 事业单位及院校央企的数字化转型
  事业单位及院校、央企，如广东某高校、某研究院、中交集团等，可利用合思档案实现档案管理的数字化转型，提升管理效率和合规性。在供应商发票管理方面，这些单位可以通过合思档案加强对供应商发票的管理，提高资金使用效率。

• 行业领军企业的业财一体之路
  行业领军企业，如好想味、金牌厨柜、云海肴等，能通过合思档案解决纸电混合管理难题，实现业财一体，提升管理自动化水平。在供应商发票管理中，这些企业可以借助合思档案实现发票管理的自动化和智能化。

• 国家试点企业的合规之选
  国家试点企业，如海亮教育科技服务集团、DERLOOK、中大咨询集团等，借助合思档案满足电子发票报销入账归档试点、电子凭证会计数据标准深化试点等要求。在供应商发票管理方面，合思档案帮助这些企业确保发票管理的合规性。

合思档案成功案例见证实力

• 某企业：实现档案管理电子化
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务+财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效。在供应商发票管理方面，该企业通过合思档案提高了发票处理的效率和准确性。

• 重型装备制造商：提升整理匹配效率
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在供应商发票管理方面，该制造商通过合思档案优化了发票管理流程，降低了成本。

• 民办教育集团：简化会计管理流程
  中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。通过合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在供应商发票管理方面，该集团通过合思档案实现了发票管理的规范化和高效化。

合思档案市场定位与差异化优势

• 精准定位：助力企业数字化转型
  合思档案是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的重要组成部分，致力于解决企业财务档案管理的痛点，助力企业实现数字化转型。在供应商发票管理方面，合思档案为企业提供了专业的解决方案，帮助企业提升发票管理水平。

• 差异制胜：独特优势脱颖而出
  合思档案拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。提供领先的单套制解决方案和多种场景解决方案，满足企业不同需求。具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联和海量数据秒级查询。在供应商发票管理方面，合思档案的差异化优势能够更好地满足企业的个性化需求。

合思档案凭借其强大的功能、卓越的性能和独特的优势，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和优化，为企业提供更优质的服务和更强大的功能。

企业若想开启高效的供应商发票管理之旅，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思。现在，不妨免费试用合思档案，亲身体验其为供应商发票管理带来的变革。