在当今数字化浪潮席卷的时代，世界500强旗下的众多企业都在积极寻求财务数字化转型之路，以提升运营效率和竞争力。其中，一家知名的教育服务品牌企业也不例外，该企业在财务方面面临着诸多挑战。尤其是在发票存档政策相关的财务管理环节，存在着业务、财务系统多且相互独立的问题，导致数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。面对这些难题，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，有效解决了该企业在发票存档政策执行过程中的诸多困扰。
业务困局：发票存档政策下的管理困境
该教育服务品牌企业的业务规模庞大，业务和财务系统众多。各个系统之间相互独立，形成了一个个“数据孤岛”。这使得在发票存档政策的执行过程中，结构化数据的提取变得异常困难。企业在处理电子发票时，需要耗费大量的人力和时间进行打印、查重和验伪工作，不仅效率低下，还不符合环保理念。
同时，企业采用实物存档的方式，占用了大量的物理空间，需要安排专人进行管理，增加了运营成本。然而，即便投入了如此多的资源，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着合规风险。在发票存档政策的严格要求下，企业的这种传统管理方式显得捉襟见肘。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要花费大量的时间和精力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低，严重影响了企业的财务管理效率。
合思妙方：全生命周期电子化档案管理
合思针对该企业的痛点，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，确保档案应收尽收，有效满足了发票存档政策的要求。
接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，提高数据传输的效率和准确性。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等都能得到有效的管理，完全符合发票存档政策的各项规定。
落地征程：方案实施步骤解析
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先是档案数据的收集阶段，通过自动封装接口连接各种系统，将电子档案、实物档案等数据进行全面收集。在这个过程中，确保了发票存档政策所要求的各类数据都能被准确收集。
接着是接口传输阶段，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式将收集到的数据传输到系统中。多样化的传输方式保证了数据传输的灵活性和高效性，使得企业能够快速适应发票存档政策的要求。
最后是自动归档阶段，系统进行智能组单、四性检测等操作，对档案进行科学分类管理。通过这些操作，企业的会计档案得到了规范的整理和存储，为发票存档政策的顺利执行提供了有力保障。
成效显著：方案实施成果展现
合思解决方案实施后，取得了显著的成果。该企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构大大简化了会计管理流程，提高了工作效率，完全符合发票存档政策对于档案管理效率的要求。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。员工可以快速准确地查询到所需的档案信息，提高了工作的便利性。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案存储空间和管理费用而烦恼，这不仅符合发票存档政策对于资源合理利用的要求，也为企业节省了大量的成本。
客户赞誉：对合思方案高度认可
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这体现了企业对合思方案的高度认可和对未来效果的期待。合思的解决方案不仅帮助企业解决了当前在发票存档政策执行过程中的难题，还为企业的未来发展提供了有力的支持。
行动号召：选择合思开启财务管理新篇
如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，尤其是在发票存档政策的执行过程中遇到困难，那么合思将是您的理想选择。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够有效解决企业在财务管理方面的各种难题。
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