在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一发展趋势，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。在企业文件保管的数字化转型之路上，合思档案正发挥着至关重要的作用。
市场洞察：企业文件保管数字化转型势在必行
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，也是企业文件保管实现高效管理的关键。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业文件保管的数字化。在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争，提升管理效率、降低成本成为企业生存和发展的关键。电子凭证全流程无纸化正是满足企业这一需求的重要手段。
痛点剖析：传统企业文件保管难题重重
许多企业在电子凭证管理，也就是企业文件保管方面面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，该公司需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。
纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
再如COMMUNE幻师，存在档案耗材、打印、存储成本高的问题，门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，迫切需要一种新的解决方案来解决。
策略引领：合思档案破解企业文件保管困局
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程合规化、自动化、数字化。它拥有开放式接口，能够互联自主采集档案；具备智能关联功能，可自动组装制档；还能进行精准权限管控，有效管理档案；通过多维检索，实现一站式预览利用档案等。这些功能有效解决了企业在企业文件保管方面的痛点，提高了企业的管理效率和水平。
功能揭秘：合思档案核心模块助力企业文件保管
在功能蓝图方面，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够进行电子会计档案全生命周期管理。它涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。
智能采集环节，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效采集企业文件。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保文件的准确和规范。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等功能，保障企业文件的安全和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业提供更多的决策支持。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等，为企业文件保管提供了全方位的支持。
优势凸显：合思档案在企业文件保管领域脱颖而出
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的资金实力和广泛的服务网络为合思档案的发展提供了坚实的保障。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业完成试点工作，2022年推出全新“单套制”解决方案，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。丰富的经验和不断创新的产品，使合思档案在企业文件保管领域具有明显的竞争优势。
案例见证：合思档案有效提升企业文件保管效率
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司在企业文件保管方面实现了高效管理，降低了成本。
COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。这些成功案例充分证明了合思档案在企业文件保管方面的强大实力和显著效果。
服务保障：合思全方位服务体系护航企业文件保管
合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足不同企业的多样化需求。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思找到适合自己的企业文件保管解决方案。
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着举足轻重的作用，它帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了企业文件保管的数字化转型。如果您也想体验合思档案在企业文件保管方面的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业文件保管的新时代。
