企业文件保管新突破：合思档案引领财务数智化新风尚

在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困局，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。

在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，发挥着举足轻重的作用。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精心编写的《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子会计档案管理提供了极具价值的参考和借鉴。

传统企业文件保管痛点剖析

传统的企业文件保管方式，尤其是在财务档案管理方面，存在着诸多亟待解决的问题。

以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，需要投入大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代化管理的要求。

COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印和存储成本高昂，门店报销周期长达2个月。更为关键的是，缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段，使得企业在文件保管方面效率低下。

云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。纸质档案的打印成本和存储成本居高不下，资料查找困难，严重影响了企业的运营效率。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。在整理环节，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架；保管环节，财务需临时保管1年，1年后再移交综合档案管理；存储环节，需要独立的档案室来存放纸质档案；管理利用则以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。

合思档案：企业文件保管的破局之策

面对传统企业文件保管的诸多痛点，合思档案提出了一套全面的解决方案。

• 数据同源，高效利用
  合思档案实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，大大提升了工作效率。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，有效提升了审计效率。同时，借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配，查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。

• 自动化处理，降本增效
  合思档案上线了电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。引入智能机器人辅助处理日常事务，减少了人力成本，提高了工作效率。通过深度分析档案数据，能够更好地满足企业的内审需求。

• 全面无纸化，业财融合
  合思档案助力企业落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率。通过实现全面无纸化管理，记账凭证、收支两端回单、电子发票等全量不打印，线下仅保留纸质发票及其粘贴单。同时，系统具备多维检索能力，能够满足多场景查询需求，实现了档案数据的可视化管理。

• 统一存储，打破孤岛
  合思档案统一存储企业的各类文件，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过搭建会计资料之间的关系，形成了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使查阅更加便捷高效。此外，海量银行回单能够自动采集、切割和组装，实现了全面无纸化管理，有效助力企业降本增效。

合思档案核心模块解析

合思档案的功能蓝图丰富而强大，涵盖了便捷调阅、混序归集、全生命周期管理等多个方面。

• 便捷调阅，高效利用
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能。用户无需打印纸质档案，即可快速查阅所需文件。同时，档案的归集过程更加高效，无需进行繁琐的组装操作。

• 全生命周期管理，精细把控
  合思档案的电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个环节。

在档案采集方面，采用开放式接口互联和自主采集的方式，大文件能够自动切割，数电票实现自动化解析。通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），确保了档案数据的准确采集。

档案制档环节实现了智能关联和自动组装。系统能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的质量和合规性。

档案管理做到了精准权限管控和档案目录的灵活扩展。通过水印管理和符合国标要求的档号，保障了档案的安全性和规范性。

合思档案竞争优势凸显

与其他产品或传统管理方式相比，合思档案在企业文件保管方面具有显著的竞争优势。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师通过合思档案的无纸化管理平台，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，节省了打印、存储等总体成本30万元/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万元以上/年，档案合规性达到100%。

多行业成功案例见证价值

合思档案在多个不同行业都取得了显著的应用效果和价值。

在数字阅读和知识服务行业，帆书实现了全量财务档案的数字化存储，电子和实物档案高度关联。通过线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，财务结账效率提高了50%，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万元/年，结账时间从T+15缩短至T+5，装订人力成本缩减到1名实习生。

海亮教育科技服务集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。自动封装接口数量增加了40多个，降低了开发成本并提高了集成度。广泛连接业务、财务异构系统，实现了档案的应收尽收和自动组装便捷借阅。以电子会计档案为核心形成了多向网状管理结构，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效，自动化作业实现了降本增效，财务数据自动化率达到99.96%，不再需要手动处理大量事务性工作，节省了时间和资源。

高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案的无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务，归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万元以上。

中文传媒通过合思档案，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万元/年。实现了数据联合穿透，多维检索条件能够快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现了组合式穿透预览，支撑了便捷、高效的内外部审计需求。为智能财务管理搭建了重要的数据基础，更好地赋能财务、支持管理、辅助经营和支撑决策，实现了档案生命周期管理流程的自动化，提高了档案工作效率，以无纸化改革为指引，减少了打印、存储、使用的实物成本。

合思服务体系，保障有力

合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断进行技术创新和产品优化，为客户提供更先进的财务数智化解决方案。

在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效、专业的服务，更好地满足客户需求。

通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围，能够为更多的企业提供财务数智化产品和服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，致力于为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等，帮助客户实现降本增效、合规经营和低碳运营。

展望未来，携手前行

多年来，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，始终致力于推动财务数智化的发展。合思档案等优秀产品的推出，帮助众多企业解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

《电子会计档案实践案例集》精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，具有极高的参考价值和借鉴意义，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金支持和技术实力。未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供更优质的财务数智化解决方案。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，体现了合思在市场上的认可度和影响力。

如果您也想体验合思档案在企业文件保管方面的卓越功能和价值，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化的新征程！