合思档案：开启财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业的财务档案管理信息化建设犹如箭在弦上，不得不发。数电票的验签、解析以及XML格式存档要求，还有XBRL文件对财务入账信息的写入规定，都在宣告着“数字化凭证时代”的到来，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一变革。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色在财务档案管理中都有着各自的困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量庞大的泥沼，整理工作耗时费力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。

同时，传统财务档案管理还存在着诸多成本与风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本高昂，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则是手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致的纸质档案损坏。此外，企业在推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未能摆脱纸质文件储存的困境，还有数据存储线下载体的问题。

面对这些困境，合思档案作为一款专业的财务自动化解决方案应运而生，它旨在解决行业痛点，为企业的财务档案管理带来全新的变革。

合思档案：多元方案满足企业多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

单套制解决方案为企业带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同档案类型都能得到高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这种全面而灵活的解决方案，无疑是企业财务自动化解决方案中的一颗璀璨明珠。

核心功能：铸就合思档案独特优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能在多个方面展现出其独特的能力，为企业的财务档案管理提供了有力支持。

多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种多源采集的方式，确保了企业财务数据的全面收集，是财务自动化解决方案的重要基础。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。智能制档功能大大提高了档案管理的效率，是财务自动化解决方案的核心亮点之一。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。会计凭证资料的版式文件配置，支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，更加“灵活”。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这种全面的检测方案，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障，是财务自动化解决方案不可或缺的一部分。

实际案例：见证合思档案显著成效

众多企业已经应用合思档案，并取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的功能，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄的成本。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W +，单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。这充分证明了合思档案作为财务自动化解决方案的强大实力。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的财务自动化解决方案，能助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。同时，合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等多项荣誉，具备强大的技术实力和安全保障。

如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，实现财务档案管理的高效、合规与降本增效，不妨选择合思档案。现在点击[网站链接]或拨打400 – 105 – 6505，还能免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。