在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这一转型之路上迈出了坚实的步伐。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开合作，期望借助合思的专业能力解决财务数字化方面的诸多难题。下面，让我们深入了解动力源在转型前后的情况以及合思的解决方案。
转型前困境：费用管理系统难题重重
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自研系统整合难，手工报销弊端多
动力源在发展过程中开发了大量自研系统，但这些系统之间难以整合。传统的手工报销模式更是问题丛生，多系统操作体验极差，员工申请单需在各系统间频繁切换提交，耗费大量时间和精力。财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票验真、查重等工作也只能手动进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。 -
系统割裂数据散，信息滞后难管理
动力源的系统存在严重的割裂问题，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整和优化。 -
业务覆盖广模式杂，报销稽核难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。 -
组织架构扩展快，流程繁复难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题凸显出来。总部与分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思解决方案：费用管理系统的破局之道
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系统集成破孤岛，告别繁复操作
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费用管理系统同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费用管理系统同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。 -
无需报销新模式，重塑商旅出行流程
合思推出的无需报销模式，对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档，极大地提高了财务工作效率。 -
强大连接能力，打通数据流转壁垒
合思费用管理系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案实施步骤：费用管理系统落地之路
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系统集成奠基，实现数据同步共享
在解决方案的实施过程中，首先进行的是系统集成。将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费用管理系统进行对接，实现数据的同步和共享。这一步为后续的财务数字化管理奠定了坚实的基础，让各个系统之间能够顺畅地交换数据。 -
推行无需报销，引导员工合规操作
在系统集成完成后，逐步推行无需报销的模式。通过培训等方式，引导员工使用新的报销流程，教会员工如何在合思商城进行消费以及如何进行合规操作。让员工逐渐适应并接受这种新的报销模式，提高使用的积极性和熟练度。 -
优化系统连接，保障数据实时流转
在推行新报销模式的同时，不断优化系统连接和数据流转。利用Open API和自定义流程引擎技术，确保各系统之间的数据能够实时、准确地同步和应用。通过持续的优化，让费用管理系统更加稳定、高效地运行。
实施成果效益：费用管理系统显成效
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效率显著提升，成本大幅节约
合思费用管理系统实施后，效率提升显著。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这不仅提高了企业的运营效率，还降低了人力成本，为企业节省了大量的资源。 -
员工体验改善，流程简化便捷
员工的体验也得到了极大的改善。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了更加便捷、高效的服务。 -
财务管控加强，释放工作精力
财务管控方面也得到了加强。审批有了依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，让财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。 -
管理决策优化，摆脱传统模式
通过合思费用管理系统，实现了事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行能够进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源反馈：费用管理系统获认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思费用管理系统的高度认可。
北京动力源科技股份有限公司通过与合思的合作，在财务数字化方面取得了显著的成果和效益。如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，不妨选择合思费用管理系统，开启高效、合规的财务数字化转型之旅。现在就可以免费试用，亲身体验合思费用管理系统的强大功能和优质服务。
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