在当今竞争激烈的商业环境中，企业智能费用控制成为了众多企业实现降本增效的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。即便如此优秀的企业，也在财务数字化转型过程中遇到了难题，而合思的出现，为其解决了这些难题，实现了企业智能费用控制，开启了降本增效的新征程。
动力源：业务背景下的费用控制痛点
动力源于2011年便开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却骨感。这些系统整体流程复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作让员工和财务人员苦不堪言。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作体验极差。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也都依靠手工完成。这就导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了大量时间，工作效率低下。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后也是一大问题。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对企业的决策和管理造成了极大的阻碍。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了费用控制的难度。
合思方案：多管齐下破难题
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系统集成无缝对接
合思在系统集成方面展现出了强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据流通更加顺畅，为企业智能费用控制提供了坚实的数据基础。 -
无需报销革新体验
合思的无需报销功能堪称一大亮点。让业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大提高了报销效率，也减少了人为错误，实现了企业智能费用控制的高效化。 -
强大连接加速流转
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用。加快了业务处理和数据统计效率，让企业的运营更加高效，为企业智能费用控制提供了有力的技术支持。
实施步骤：步步为营促转型
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数据对接奠基
首先进行系统数据的对接工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在系统间自由流通。这是整个转型的基础，只有数据畅通了，后续的工作才能顺利开展，为企业智能费用控制搭建好数据桥梁。 -
员工引导上路
引导员工使用合思费控的无需报销功能。从出差申请到消费再到报销结算，按照系统设定的流程进行操作，实现全流程数字化。让员工逐渐适应新的费用控制模式，提高工作效率，同时也保证了费用控制的规范性和准确性，推动企业智能费用控制的落地实施。 -
持续优化升级
持续优化系统的连接和使用体验。根据实际业务情况对系统进行调整和改进，确保系统能够更好地满足动力源的需求。企业的业务是不断变化的，只有系统能够与时俱进，才能真正实现企业智能费用控制的目标，为企业的发展提供有力保障。
显著成果：降本增效看得见
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操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性和满意度，为企业智能费用控制带来了直接的效益提升。 -
会计成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，进一步提升了企业的财务管理水平，实现了企业智能费用控制的成本优化。 -
全程管控决策优
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。这使得企业的决策更加科学合理，为企业的发展提供了有力的支持，充分体现了企业智能费用控制的价值。
客户评价：认可合作共前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的高度认可，也表明了双方在企业智能费用控制领域将继续携手前行，共同创造更多的价值。
在当前经济环境下，企业智能费用控制的重要性不言而喻。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多像动力源这样的专精特新企业解决财务难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，开启免费试用，让有限更有效，共同迈向财务数字化转型的新征程。
