在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。传统的纸质档案管理模式，犹如一辆老旧的马车，在时代的高速赛道上显得力不从心，面临着诸多难以逾越的痛点。而合思，作为财务数智化服务领域的佼佼者，敏锐捕捉到行业的变革需求，重磅推出了合思档案平台，为企业量身打造电子会计档案解决方案，成为企业在数字化财务领域披荆斩棘的有力武器——数字化财务工具。
传统档案管理痛点剖析
传统纸质档案管理宛如一座沉重的大山，压得企业财务人员喘不过气来。其存在的归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，严重制约了企业的发展效率。
以好想你为例，在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据的一致性，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是难上加难。
纸质档案的查找过程犹如大海捞针，需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅。在企业运营过程中，及时获取档案信息对于决策至关重要，而传统的查找方式显然无法满足这一需求。
大量的纸质档案管理对空间和人力提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，而电子文件的存储和管理也面临着数据丢失、泄露等风险。
合思档案解决方案全貌
合思档案，作为一款先进的数字化财务工具，是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案就像一个智能的财务管家，能够将企业的财务数据进行高效整合和管理。它打破了传统档案管理的壁垒，实现了电子凭证从产生到归档的全流程自动化处理，大大提高了企业的财务管理效率。
核心功能亮点解析
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便捷调阅与智能归集
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。企业用户无需再为打印纸质档案而烦恼，只需在系统中轻轻一点，即可实现档案的快速调阅。同时，系统能够对档案进行智能归集，无需人工进行繁琐的组装操作，大大提高了工作效率。 -
全生命周期管理体系
合思档案提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。
在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各类档案信息。无论是纸质文件还是电子文件，都能实现高效采集。
预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，能够对采集到的档案信息进行预处理，确保档案的准确性和完整性。
基础管理环节包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，能够对档案进行全方位的管理。企业可以根据自身需求，灵活设置档案的存储方式和权限，确保档案的安全和保密。
档案服务则为企业提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用档案数据，为决策提供有力支持。
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高效档案采集能力
合思档案的档案采集功能具有开放式接口互联、自主采集、大文件自动切割、数电票自动化解析等特点。它能够与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现档案信息的自动采集和传输。对于大文件，系统能够自动进行切割，提高传输效率。同时，它还能够对数电票进行自动化解析，提取关键信息，为企业的财务管理提供便利。 -
智能档案制档流程
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联、自动组装、四性检测、业务检测、自定义版式文件等功能。它能够将相关的档案信息进行智能关联，自动组装成完整的档案。同时，系统还能够对档案进行四性检测和业务检测，确保档案的合规性和准确性。企业还可以根据自身需求，自定义版式文件，满足不同的业务需求。 -
精细档案管理模式
合思档案的档案管理功能具有精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理、档号符合国标要求等特点。企业可以根据员工的职位和职责，精确设置档案的访问权限，确保档案的安全和保密。档案目录可以根据企业的业务发展进行灵活扩展，方便企业对档案进行分类管理。水印管理功能可以对档案进行加密和防伪，防止档案被非法复制和传播。档号符合国标要求，便于企业与外部机构进行档案交换和共享。 -
多元档案利用方式
合思档案的档案利用功能提供多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等服务。企业用户可以通过多种方式对档案进行检索，快速找到所需的档案信息。一站式预览功能可以让用户在一个界面中查看档案的详细信息，无需在多个系统之间切换。在线借阅功能方便员工在需要时及时借阅档案，提高工作效率。异构系统联查功能可以实现不同系统之间的档案信息共享，打破信息孤岛。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则为企业的实物档案管理提供了便利，提高了档案管理的准确性和效率。
用户收益显著提升
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自动化与便捷性收益
合思档案实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。员工无需再为繁琐的归档工作而烦恼，只需将相关数据录入系统，系统即可自动完成归档操作。同时，档案的透明流转也让企业管理层能够实时了解档案的使用情况，为决策提供有力支持。 -
成本降低效益
合思档案能够大幅降低企业的成本。以好想你为例，预计通过使用合思档案，每年可减少综合成本20万元。云海肴也通过使用该数字化财务工具，节省了打印、存储等总体成本30万/年。这些成本的降低，无疑为企业的发展提供了更多的资金支持。 -
工作效率提升
使用合思档案能够显著提高企业的工作效率。好想你通过使用该系统，减少了90%的人工耗时。高新兴的归档效率也提升了90%。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高企业的整体运营效率。 -
合规经营保障
合思档案能够帮助企业实现合规经营，满足电子凭证数字化转型的管理要求。在当前严格的监管环境下，企业的财务管理必须符合相关法规和标准。合思档案通过其先进的技术和完善的管理体系，能够确保企业的档案管理合规、合法，避免因违规行为而带来的风险。
典型场景广泛适用
合思档案适用于食品、餐饮、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等各行各业。
在食品行业，好想你作为红枣行业上市公司，通过使用合思档案，解决了财务归档、查找、成本和合规等问题。系统的自动化归档功能让好想你的财务人员从繁琐的工作中解脱出来，提高了工作效率；便捷的查找功能让企业能够快速获取所需的档案信息，为决策提供了有力支持；成本的降低也为企业的发展提供了更多的资金保障；合规经营则让企业在市场竞争中更加稳健。
在餐饮行业，COMMUNE幻师通过使用合思档案，实现了无纸化管理和去人工化。系统的智能采集和自动化处理功能，让餐厅的财务数据能够实时、准确地录入系统，减少了人工操作的误差和成本。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业树立了良好的社会形象。
客户成功案例展示
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好想你：降本增效典范
好想你通过使用合思档案，打破了传统档案管理的壁垒，实现了自动组装和实物高效管理。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案为好想你带来了显著的效益提升。 -
COMMUNE幻师：无纸化转型先锋
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了从传统纸质档案管理向数字化档案管理的成功转型，为企业的发展注入了新的活力。 -
云海肴：业财融合新标杆
云海肴通过使用合思档案，实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案成为云海肴提升财务管理水平，实现业财融合的有力工具。
如果您的企业也想体验合思档案这款数字化财务工具带来的高效财务管理体验，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，让合思助力您的企业在电子凭证数字化转型中抢占先机，让有限更有效。
