在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键趋势。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化对于企业而言，犹如一场及时雨。它能够优化业务流程，打破传统报销模式的困境，降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的深入推进，电子凭证全面数字化应用也面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，形成了一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润，助力企业在电子凭证数字化转型的浪潮中顺利前行，解决财务报销审批中的诸多难题。
数字阅读巨头的财务报销审批困境
在数字化时代，某知名头部数字阅读品牌在业务上取得了显著成就，但在财务管理方面却遭遇了重重挑战。
该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如一盘散沙，各个环节之间缺乏有效的衔接。这种数据分散和流程断裂的状况，使得数据整合变得异常困难。在财务报销审批环节，由于无法准确获取全面的数据，费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。这不仅影响了企业的财务管理效率，也给企业的成本控制带来了巨大压力。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据。在传统的财务管理模式下，全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，每天重复着打印、粘贴、整理等繁琐的操作，人效极低。这种低效的工作方式不仅浪费了大量的人力成本，也使得财务人员无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
同时，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，财务人员需要在海量的纸质文件中翻找，往往耗费大量的时间和精力，却未必能及时找到所需的资料，这种状况显然无法适应企业快速扩张的需求，在财务报销审批的流程中也造成了极大的阻碍。
合思量身定制的财务报销审批解决方案
面对该数字阅读品牌在财务管理方面的困境，合思为其量身打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面优化财务报销审批流程。
这一解决方案助力企业完成了业财平台建设，确保了财务数据的准确性，为企业的审计工作提供了有力保障，符合企业上市的要求。在合思的方案下，企业的财务报销审批流程更加规范、透明，每一个环节都有迹可循，有效避免了财务风险。
在提升财务及时性方面，该方案取得了显著成效。企业的结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到年底预计将进一步提升到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时了解企业的财务状况，为企业的决策提供更加及时、准确的支持。
方案具有灵活覆盖因公消费全场景的特点。员工在进行因公消费时，无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理更加以人为本。员工只需专注于业务工作，无需再为繁琐的报销流程而烦恼。同时，企业也能够实时掌握员工的费用支出情况，实现对费用的有效管控，在财务报销审批环节实现了高效与便捷。
此外，方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。从消费到报销，再到入账和归档，全面推进了数字化转型。这不仅符合环保理念，也为企业节约了大量的成本，提高了企业的财务管理效率。
合思方案带来的财务报销审批显著成果
- 增效：开启高效财务管理新时代
合思的解决方案为企业带来了显著的增效成果。在付款进度管理方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。这使得付款流程更加顺畅，提高了资金的使用效率。
在档案整理方面，方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗的工时。财务人员不再需要进行繁琐的手工整理工作，档案整理效率得到了极大提升。同时，企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，财务人员能够快速找到所需的实物档案，大大节省了查找时间，进一步优化了财务报销审批流程。
- 降本：全方位节约企业成本
在降本方面，合思的解决方案也发挥了重要作用。通过对费用的有效管控，企业减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。这使得企业的费用支出更加合理，避免了不必要的成本浪费。
减少手工记账和人工整理档案的人力成本，也是方案的一大亮点。财务人员从繁琐的机械性工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。同时，减少财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，以及减少财务档案空间占用，节约了空间成本。这些成本的降低，直接提高了企业的经济效益，优化了财务报销审批的成本结构。
- 合规：保障企业财务安全
在合规方面，合思的解决方案为企业提供了全方位的保障。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。通过对发票的自动识别和验证，能够及时发现虚假发票，避免企业因发票问题而面临的财务风险。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。每一个审批环节都有明确的记录，财务人员能够实时掌握审批进度，确保员工借款的及时核销。同时，保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的财务管理提供了坚实的法律保障，确保财务报销审批过程合法合规。
- 先进：引领财务数字化转型潮流
合思的解决方案具有先进性，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。这种先进的管理模式，提高了员工的工作满意度，也提升了企业的管理水平。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。这不仅符合时代发展的趋势，也为企业树立了良好的社会形象，在财务报销审批领域展现了卓越的前瞻性。
合思引领电子凭证数字化转型未来
合思的解决方案帮助企业解决了财务管理中的诸多难题，在财务报销审批方面实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成果，推动企业实现了财务数字化转型。
电子凭证会计数据标准的推广应用将着力推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。未来，随着数电票和智能化时代的到来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思具有强大的功能和服务优势，如丰富的功能模块、灵活的定价模式、强大的集成能力等，能够为企业提供全方位的财务数智化解决方案。无论是财务报销审批，还是其他财务管理环节，合思都能为企业提供有力的支持。
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