在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在财务数字化的征程中有着自己的探索与挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。其产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，2022年3月，还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。在报销分类管理方面，也面临着诸多难题，亟待解决。
转型痛点：报销分类管理迷雾重重
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多系统操作繁琐合规难保障
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还让操作体验变得极差。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，报销分类管理的准确性和效率都受到了极大的影响。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，对于业务运营的调整也就无法及时进行，报销分类管理在这样的情况下，难以发挥其应有的作用。 -
业务复杂报销模式多样稽核难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给报销分类管理带来了巨大的挑战。 -
组织架构复杂流程统一难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证，报销分类管理的难度进一步加大。
合思方案：报销分类管理精准破局
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系统集成打通数据壁垒
合思为动力源提供了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为报销分类管理提供了准确的数据支持。 -
无需报销重塑商旅流程
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。这其中有两大亮点。亮点一，业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地简化了报销分类管理的流程。亮点二，系统连接能力强。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让报销分类管理更加高效。
实施步骤：报销分类管理稳步推进
合思与动力源展开了财务数字化合作，针对动力源的痛点，逐步推进系统集成和流程优化工作。首先进行基础数据的同步，包括HR系统和BPM系统的数据，确保数据的准确性和一致性。这一步为报销分类管理奠定了坚实的基础。
在商旅出行流程方面，合思引导员工使用合思费控和商城，实现免垫资、免开票的消费模式。同时加强系统的连接能力，实现业务数据的跨系统同步。通过这些措施，逐步优化报销分类管理的流程，让整个财务数字化转型工作有条不紊地进行。
应用成果：报销分类管理成效显著
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效率飞升报销周期大幅缩短
应用合思财务数字化解决方案前，动力源员工报销周期普遍为4周。而应用之后，员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一显著的变化，得益于报销分类管理的优化，让整个报销流程更加顺畅。 -
会计减负人员成本节约过半
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作，人员成本节约了50%。报销分类管理的优化，让财务工作更加高效。 -
员工体验大幅提升
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在报销分类管理过程中感受到了更多的便利。 -
管理高效决策更精准
合思的解决方案实现了事中预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，报销分类管理为企业的管理决策提供了有力支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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