在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的文档管理面临着诸多挑战。如何高效地存储、管理和利用文档数据，成为了企业提升竞争力的关键因素之一。今天，我们以合思服务的金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨合思的文档存储解决方案如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效。
金牌橱柜：行业领航者的档案管理挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，已发展成为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务版图遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数超过6000人。
随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，财务档案管理涉及的大量数据和文件成为了企业发展的一大困扰。在传统的管理模式下，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用，且以纸质档案管理为主。这不仅增加了管理的难度，还带来了一系列的痛点。
传统管理痛点：繁琐低效的档案管理困境
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整理环节：人力时间的巨大消耗
在传统的档案整理过程中，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架档案，这一系列操作耗费了大量的人力和时间。每一份档案都需要人工仔细核对和处理，不仅效率低下，还容易出现错误。 -
保管环节：流程繁琐的交接难题
财务档案需要临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门的协作，流程繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。 -
存储环节：空间资源的过度占用
独立的档案室用于存放纸质档案，占用了大量的空间和资源。随着企业档案数量的不断增加，档案室的空间压力也越来越大，给企业带来了额外的成本负担。 -
管理利用：实时调阅的艰难困境
以纸质档案管理为主的方式，使得企业在进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，还可能导致重要信息的延误和丢失。
合思文档存储解决方案：破局之道
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统一存储：打破数据孤岛
合思的文档存储解决方案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过建立一个集中的档案存储平台，企业可以将所有的财务档案数据集中管理，提高了数据的安全性和可用性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
该解决方案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务流程和财务状况，为决策提供更加准确的依据。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思的解决方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以通过简单的操作，快速找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的存储和管理成本，还提高了数据的准确性和及时性，助力企业实现降本增效。
实施过程：系统对接与规则配置
在实施文档存储解决方案的过程中，合思首先进行了系统对接和数据整合。将企业现有的各个系统中的档案数据进行提取和整理，导入到合思的档案管理平台中。然后，配置关联规则，实现自动归档和查询功能。通过建立档案之间的关联关系，用户可以更加方便地查找和使用档案信息。
显著成果：效率提升与成本节约
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档案匹配耗时锐减
实施合思的文档存储解决方案后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。 -
档案查询耗时大降
档案查询耗时减少了80%，用户可以在短时间内找到所需的档案信息，提高了工作的响应速度。 -
总体成本大幅节省
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的费用。通过减少纸质档案的存储和管理成本，企业可以将更多的资金投入到核心业务的发展中。 -
档案合规性全面达标
档案合规性达到100%，确保了企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求，降低了企业的合规风险。
客户认可：高效合规的解决方案
虽然文档中未提及客户评价，但从方案收益可以看出企业对合思的文档存储解决方案较为满意。该解决方案实现了财务档案管理的高效和合规，为企业的发展提供了有力的支持。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思的文档存储解决方案，像金牌橱柜一样实现降本增效、合规经营。现在，您可以免费试用我们的文档存储解决方案，亲身体验其带来的便捷和高效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
