在科技浪潮迅猛推进的当下，我国电子凭证改革正以令人瞩目的速度驶入快车道。电子凭证全流程无纸化的时代已然来临，这不仅是技术的革新，更是企业财务管理领域的一场深刻变革。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其卓越的产品——合思档案，成功助力众多企业攻克财务档案管理的重重难关。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在企业数字化文件管理中的神奇魅力。
红枣巨头的管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家在食品行业熠熠生辉的企业，自1992年成立以来，历经多年的砥砺奋进，于2011年在深交所中小板成功上市，成为中国红枣上市第一股。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体，规模之庞大、实力之雄厚可见一斑。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。传统的档案管理模式使得归档工作犹如陷入泥潭，困难重重。大量的纸质档案需要人工整理、装订和存储，不仅耗费了大量的人力和时间，而且容易出现归档错误和遗漏的情况。查找档案更是一场噩梦，当需要查找某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，效率极其低下。
同时，高昂的管理成本也让企业不堪重负。纸质档案的存储需要专门的空间和设备，随着档案数量的不断增加，存储成本也在持续攀升。更为严峻的是，传统档案管理模式还存在合规风险。在监管日益严格的今天，档案管理的合规性直接关系到企业的生存和发展，而好想你在这方面也面临着巨大的挑战。
合思档案的破局之策
面对好想你在数字化文件管理方面的诸多难题，合思迅速组织专业团队，深入调研，为其量身定制了一套针对性极强的解决方案。
– 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员只需轻轻一点，就能实现一键联查，轻松获取所需的档案信息。这种便捷的操作方式，大大提升了工作效率，让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中。
通过数据同源，合思档案为企业构建了一个统一的数字化文件管理平台，所有的档案信息都集中存储在这个平台上，方便财务人员随时查询和使用。无论是财务报表、发票，还是合同文件，都能在平台上快速找到，真正实现了档案管理的数字化、智能化。
– 自动组装档案提升审计效率
在审计方面，合思档案更是展现出了强大的优势。它采用自动组装的方式，将相关的档案数据进行整合，形成完整的审计数据包。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
在传统的审计模式下，审计人员需要花费大量的时间和精力去收集和整理档案资料，而合思档案的自动组装功能则让这一过程变得轻松简单。审计人员只需在平台上输入相关的审计条件，系统就能自动筛选和组装出符合要求的档案数据，为审计工作提供了有力的支持。
– 实物高效管理精准定位档案
除了电子档案管理，合思档案还注重实物档案的管理。它借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。当查阅者需要查阅实物档案时，只需在平台上查询电子档案，就能快速定位实物档案的存放位置。
虚拟档案库房就像一个庞大的数据库，它记录了每一份实物档案的详细信息，包括存放位置、入库时间等。二维码则是连接电子档案和实物档案的桥梁，通过扫描二维码，就能获取实物档案的相关信息。这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案查阅的效率，还降低了档案丢失和损坏的风险。
方案落地的显著成效
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了立竿见影的效果。在数字化文件管理方面，好想你取得了令人瞩目的成绩。
人工耗时大幅减少。通过合思档案的自动化处理和便捷联查功能，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员再也不用为繁琐的档案整理和查找工作而烦恼，工作效率得到了极大的提升。
总部管理耗时显著降低。在传统的档案管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和管理各门店的档案资料。而合思档案的应用，让总部接收档案的管理耗时减少了80%。总部可以通过平台实时监控各门店的档案管理情况，实现了集中化、高效化的管理。
借阅管理更加高效。借阅管理是档案管理中的一个重要环节，合思档案的应用让好想你在这方面也取得了显著的成效。借阅管理的管理耗时减少了67%，借阅流程更加便捷、规范。员工可以通过平台在线申请借阅档案，审批流程也更加透明，大大提高了借阅管理的效率。
综合成本大幅降低。通过减少人工耗时、降低管理成本等方式，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例中，我们可以清晰地看到合思档案在企业数字化文件管理方面的强大实力。它不仅解决了企业财务档案管理的痛点，实现了降本增效，还为企业的数字化转型提供了有力的支持。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的财务数智化服务。如果您的企业也面临着数字化文件管理的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或登录www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它在数字化文件管理方面的卓越性能，让有限更有效。
