在数字化浪潮席卷的当下，国家政策正大力推动电子凭证的数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益与环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也面临着诸多挑战，如凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。
在此背景下，企业的财务数字化转型显得尤为必要和紧迫。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在助力企业财务数字化转型过程中发挥着至关重要的作用。合思的费用归档解决方案，正是为解决企业在财务数字化转型中遇到的难题而精心打造。
国民零食巨头的财务困境
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它的业务规模极为庞大。年单据量高达 2.6 亿，销售版图覆盖全国。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。
在财务方面，该企业面临着诸多痛点。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高，这就导致财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式使得财务人员的精力被大量消耗，难以释放财务价值。
同时，事前事中管控的不连贯，使得差旅控制不够精细和灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费。这些问题严重制约了企业的发展，寻找一套有效的费用归档解决方案迫在眉睫。
合思打造的“消费 – 入账 – 归档”闭环
面对该零食品牌的财务困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
– 员工消费环节
员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。之后会分别生成合思商城对账单和 TMC 对账单。这种方式为员工提供了便捷的消费途径，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了员工的消费体验。
– 财务核算、记账环节
合思搭建了对账结算中心。在线上，企业可以实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；在线下，统一开票后则进行线下结算、手工记账。该环节具有同屏比价的优势，能够统一开票、自动拆分对账，实现记账去人工化，大大提高了财务核算和记账的效率。
– 档案管理环节
在合思环节能够实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。合思的费用归档解决方案具备多源采集的特点，实现智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，有效解决了会计档案管理的难题。
变革成效显著：降本增效与管理升级
该零食品牌应用合思的费用归档解决方案后，取得了显著的成果。
在费用节约方面，年度节约差旅费用 200 万 +。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右大幅上升到 2024 年 2 月的 75% 左右，通过合思商城的合理规划和资源整合，有效降低了差旅成本。
在效率提升方面，财务入账效率提升了 60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，这不仅提高了差旅人员的工作效率，也让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持等重要工作中。
在管理优化方面，实现了业财有机连接，达成电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和安全性，为企业的管理决策提供了有力支持。
合思的费用归档解决方案在助力企业财务数字化转型方面具有重要意义和价值。它帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源得到更有效的利用。
随着电子凭证会计数据标准的推广应用，电子凭证的全链无纸化将成为必然趋势，这有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展。在数电票和智能化时代的大背景下，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路的智能化无需报销。
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