在当今数字化浪潮中，企业的档案流转管理面临着诸多挑战。以高新兴科技集团为例，这家作为智慧城市物联网产品与服务提供商的上市公司，展现出了强大的科技实力。每年，高新兴将超过营业收入10%的资金投入研发，拥有超过2000项核心知识产权。其员工数量达3000多人，国内服务网点170多个，信息化系统5个。庞大的业务规模也带来了海量的档案数据，年银行回单数10万 +，发票数15万 +，电子凭证量30万 +。如此繁重的档案流转管理任务，让高新兴迫切需要寻找有效的解决方案，而合思的出现，为其带来了转机。
高新兴业务背景：档案流转管理困境凸显
高新兴科技集团在日常运营中，报销、采购付款等业务流程涉及大量的档案处理工作。这些工作需要打印、整理、装订及归档，不仅占用了库房人员的大量管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。这不仅降低了工作效率，还增加了管理的难度。
同时，高新兴的电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范依靠人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化的控制手段。这使得企业在档案流转管理方面面临着巨大的风险。
另外，目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，且不能实现跨系统调阅。这严重影响了企业的决策效率和工作协同性，让档案流转管理成为了企业发展的绊脚石。
合思解决方案：开启档案流转管理新篇章
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异构系统对接：低开发成本连接多元系统
合思凭借其先进的技术，以低开发成本对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。这一举措打破了不同系统之间的壁垒，为高新兴的档案流转管理搭建了一个统一的平台，让数据能够自由流动，提高了档案流转的效率。 -
自动制档：释放财务人员精力
合思的自动制档功能是一大亮点。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这使得财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中，提升了工作的价值。 -
全场景数字化利用：打破查询壁垒
合思实现了档案全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这大大提高了档案查询的效率，让企业能够快速获取所需信息，为决策提供有力支持。
方案实施：步步为营保障落地
合思团队与高新兴科技集团进行了深入沟通，全面了解其具体需求和业务流程。在此基础上，对高新兴的各类异构系统进行对接，配置生成式接口自动采集档案数据。同时，进行凭证数据的自动匹配组装规则设置和业务检测规则设定，确保系统能够准确、高效地运行。
为了确保方案的顺利实施，合思还为高新兴员工进行了系统操作培训。通过专业的培训，员工们能够熟练掌握系统的使用方法，为档案流转管理的数字化转型奠定了坚实的基础。
显著成果：档案流转管理效能飞升
在合思解决方案的助力下，高新兴科技集团在档案流转管理方面取得了显著的成果。归档效率提升了90%，大大节省了时间和人力成本。原本繁琐的档案处理工作变得高效快捷，员工们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
同时，该方案为企业年节约成本30万 +，有效降低了企业的运营成本。这不仅提升了企业的经济效益，还增强了企业在市场中的竞争力。
客户评价：档案流转管理变革获认可
高新兴科技集团相关负责人表示，合思档案的解决方案极大地优化了公司的财务档案流转管理流程，提高了工作效率，降低了成本，是一次非常成功的合作。这一评价充分体现了合思方案在实际应用中的价值和效果。
财务人员也反馈，使用合思档案后，工作变得更加轻松，跨系统调阅档案等操作变得简单便捷。这表明合思的解决方案真正满足了企业员工的实际需求，为他们的工作带来了实实在在的便利。
在当前的经济环境下，企业的数字化转型迫在眉睫。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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