在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理面临着前所未有的挑战与机遇。如何高效管理会计档案生命周期，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以合思合作客户海亮教育科技服务集团为例，深入探讨会计档案生命周期管理的优化之道。
海亮教育科技服务集团，作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，海亮教育科技服务集团在会计档案生命周期管理方面遭遇了诸多难题。
会计档案管理困境凸显
在会计档案生命周期中，海亮教育科技服务集团的财务档案管理现状令人担忧。企业业务、财务系统众多且相互独立，如同一个个信息孤岛，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，给企业带来了较大的风险。
在会计档案生命周期的处理环节，不断重复的纸质档案录入操作耗费了大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的精力才能完成，费时费力。
更为关键的是，现有的档案管理方式无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用效率极低。
合思量身定制解决方案
面对海亮教育科技服务集团在会计档案生命周期管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案。
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多元数据来源开启新篇
合思的档案数据来源具有多元化的特点。一方面，通过先进的OCR技术，自动识别和整理各类文档信息，将电子档案纳入管理范畴。另一方面，将实物档案转化为数字化副本，通过扫描或拍照的方式将实体文件转换为数字形式，实现了会计档案生命周期的数字化管理。 -
广泛管理范围精准覆盖
在会计档案生命周期的管理范围上，合思涵盖了会计类档案的各个方面。内部的各种内部报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录，都被纳入了管理体系，确保了档案管理的全面性。 -
自动归档确保有序追溯
合思采用自动归档的方式，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。这一过程确保了信息的有序性和可追溯性，使得在会计档案生命周期的任何阶段，都能快速准确地找到所需的档案信息。 -
自助OA与集成系统高效协作
合思为海亮教育科技服务集团提供了自助OA平台，员工可以在在线平台方便地提交申请并进行审批流程。同时，集成了财务管理功能的系统支持企业的日常运营和管理活动，实现了会计档案生命周期管理与企业运营的无缝对接。
方案实施成果显著
经过一段时间的实施，合思为海亮教育科技服务集团提供的解决方案在会计档案生命周期管理方面取得了显著的成果。
在档案整理匹配效率方面，提升了90%。这意味着企业可以更快地完成档案的整理和匹配工作，大大提高了工作效率。
存储空间减少了72%。通过数字化管理，实物档案的存储需求大幅降低，为企业节省了大量的物理空间。
每年纸张打印成本节约了3万元。这不仅降低了企业的运营成本，还符合环保理念。
财务人力减少了3人。通过自动化和智能化的管理方式，企业可以减少人力投入，将人力资源集中在更有价值的工作上。
携手合思开启新征程
合思是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
如果您的企业也面临类似的会计档案生命周期管理难题，不妨选择合思。合思将凭借其专业的技术和丰富的经验，为您的企业量身定制解决方案，让有限的资源发挥更有效的作用。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身感受其带来的便捷与高效。让我们一起携手合思，开启会计档案生命周期管理的新篇章。
