智能档案归档软件助力企业开启财务档案管理新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票以XML格式存档，需经过验签、解析，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这无疑对企业的信息化建设提出了更高要求。企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，纸电混合时代的传统纸质档案管理也暴露出诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员被档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的工作压得喘不过气；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的困境。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还伴有高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，更有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。

在这样的背景下，合思智能档案归档软件应运而生，为企业提供了卓越的档案管理解决方案。

多元方案满足企业多样需求

合思智能档案归档软件提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，真正做到了会计档案不打印、应收尽收，让档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案更是独具特色，它允许自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，有力保障了财务合规。

全生命周期管理功能强大

合思智能档案归档软件涵盖采集、制档、管理、应用等全生命周期管理功能。

多源采集功能极为灵活，支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集方面，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理功能丰富且实用。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等。系统规范预置档号根据国家档案行业标准，同时支持企业自主排列、扩展。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

核心亮点凸显卓越价值

合思智能档案归档软件具有显著的核心亮点。

在降本增效方面，它能节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。

合规性上，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。

在数据利用方面，它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到极大提升。

此外，它还具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

不同角色场景价值尽显

对于CEO/高管而言，合思智能档案归档软件能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员来说，可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

在企业数字化转型过程中，合思智能档案归档软件作为电子会计档案管理系统，是闭环全量业财系统的“连接器”，实现企业全面数字化的“最后一公里”。

典型场景应用效果显著

不同类型企业在档案管理中面临着各种问题，合思智能档案归档软件都能提供针对性的解决方案。

年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思智能档案归档软件可实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，简化装订流程，实现业务 + 财务数据穿透联查，降本增效。

集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思智能档案归档软件的单套制管理方案可实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化管理，力保电子会计档案合规，低碳环保。

多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思智能档案归档软件的数据集成方案可广泛连接、统一标准，业务检测方案可精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。

K12民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、档案整理复杂、利用不便等问题。合思智能档案归档软件的数据集成方案可应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案可实现全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装，电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档。

成功案例见证实力

众多企业使用合思智能档案归档软件后取得了显著成效。

海亮教育在使用后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思智能档案归档软件上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思智能档案归档软件通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

市场定位与差异化优势突出

合思智能档案归档软件是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。

它拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对政策变化。

它提供广泛连接的生态，可连接各类异构业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供全方位财务数字化服务。

其独特的业务检测优势，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。

合思智能档案归档软件助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思智能档案归档软件将持续为企业提供优质的服务和解决方案，在未来也将不断创新和优化，适应企业不断变化的需求，为企业的发展提供更有力的支持。

如果您想体验智能档案归档软件带来的便利和价值，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码联系我们，还可免费试用。