合思档案解决方案：守护档案保管安全，开启企业数字化转型新篇

在纸电混合时代，企业档案管理宛如一座迷宫，充满了诸多痛点，让众多企业深陷其中。企业高管常常为纸质档案管理的巨大成本和有限的储存空间而烦恼，这些档案不仅占地，而且数据分散，难以进行有效的汇总和分析利用。财务人员则不得不面对枯燥繁复的工作，手动逐一匹配、核对大量的档案数据，耗费了大量的时间和精力。业务人员在报销纸质票据时，也被繁琐的流程所困扰，效率低下。

企业在档案管理方面还面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求也不断增加。手工装册归档的重复性工作不仅浪费时间，而且查询调阅的条件也十分粗糙，数据无法得到有效的利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素也可能导致纸质档案的损坏。

随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在推行数字化的过程中，企业虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存的难题。只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，最终实现企业的全面数字化。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的档案管理服务，有效保障档案保管安全。

合思档案：一站式多元解决方案

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一位全能的管家，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保所有档案应收尽收，极大地提升了档案保管安全的保障水平。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖了电子档案和纸质档案，包括发票、单据、凭证、账簿、报表等电子档案，以及自定义档案和实物备查解决方案等纸质档案，为企业提供了全方位的档案管理服务，进一步保障了档案保管安全。

大数据解决方案是合思档案的一大亮点，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。这就好比为企业配备了一台高速运转的搜索引擎，让企业能够快速准确地找到所需的档案信息，确保档案保管安全的同时，也提高了工作效率。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，使企业的档案管理更加灵活高效，保障了档案保管的全面性和安全性。

业务系统中的共享调阅解决方案让档案查阅能够穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。这意味着企业的不同部门可以在同一平台上方便地查阅和共享档案信息，提高了工作的协同性和效率，为档案保管安全提供了有力的支持。证据链完整性解决方案可智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案，及时发现和解决档案管理中存在的问题，确保档案保管安全万无一失。

核心功能：解锁档案管理新体验

多源采集功能是合思档案的重要功能之一，它基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制了系统连接器。该功能能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还可以通过手动采集的方式进行便捷的数据补录，确保档案保管安全的同时，也保证了数据的完整性。

智能制档功能通过规则引擎实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、类别的核心会计凭证，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，让档案管理更加智能高效。字段映射功能则通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据，进一步保障了档案保管安全。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强，为档案保管安全提供了更灵活的保障。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案的一大创新。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为档案保管安全提供了全方位的保障。

企业收益：降本增效价值凸显

合思档案为企业带来了显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，有力地保障了档案保管安全。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的各个业务环节能够更加紧密地协同工作，提高了工作效率和管理水平，为档案保管安全创造了更有利的环境。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用价值。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以从数据中获取有价值的信息，为决策提供支持，助力企业决策数智化，在保障档案保管安全的同时，推动企业的发展。

资源重组是合思档案为企业带来的又一重要收益。它实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。企业可以更加合理地配置资源，提高生产效率和经济效益，进一步确保了档案保管安全。

典型场景：广泛应用各显神通

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，为企业的长远发展提供了有力支持，也保障了档案保管安全。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率，确保档案保管安全。

在外部审计方面，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率和准确性，保障了档案保管安全。

在处理数电票时，合思档案提供了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档的端到端全流程自动化解决方案，实现了数电票全流程的闭环管理，确保了数电票档案的保管安全。

客户案例：实践验证实力

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，该企业实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化，流程精简，企业成本降低，数据指标大幅提升，档案保管安全得到了有效保障。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，实现了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，档案保管安全得到了极大的提升。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题、电子发票和回单存档不合规范等。使用合思档案单套制管理方案后，该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，档案保管安全得到了有效保障。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。采用合思档案解决方案后，该集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为档案保管安全提供了有力的保障。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业实现这一转型。合思档案拥有专业的解决方案、强大的功能亮点和众多成功案例，值得企业信赖。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或关注微信公众号、小程序等方式了解更多合思档案信息，开启档案管理新征程。选择合思档案，让企业告别档案管理难题，释放更多精力专注核心业务发展，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思档案，体验其为档案保管安全和企业发展带来的卓越价值。