会计档案智能化办理：开启企业档案管理新时代

在当今的企业运营中，传统档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管们眉头紧锁，看着那不断攀升的纸质档案管理成本，不仅耗费了大量资金，还占据了宝贵的储存空间，而那些杂乱无章的档案数据更是难以汇总整理，无法进行有效的分析利用，这对企业的决策造成了极大的阻碍。

财务人员们则在繁琐的档案数据整理工作中疲惫不堪。面对海量的数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥乏味的工作消磨着他们的热情，效率低下且容易出错。

业务人员也怨声载道，出差、招待后的报销流程极为繁琐，纸质票据需要留存再上交，浪费了大量的时间和精力。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用；高合规风险更是如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能会损坏。这些痛点都让企业迫切需要一种有效的解决方案来解决档案管理难题，而会计档案智能化办理正是企业的不二之选。

多元方案 精准破局

合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，涵盖了单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这种多样性的方案能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于企业的CEO和高管来说，合思档案就像是一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。在当前经济环境下，企业需要降本增效，而合思档案借助数字化手段，能够节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是效率的提升器。它让他们告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，同时提高了档案利用效率。

对于外部审计人员来说，合思档案更是带来了极大的便利。审计无需再进入档案室，档案外审实现了在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放和回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

核心功能 亮点纷呈

• 多源采集 灵活高效
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，为企业提供了极大的便利。
• 智能制档 精准匹配
  在智能制档方面，合思档案具有强大的功能。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
• 专用版式 创新存储
  合思档案采用专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
• 精细管理 权限可控
  档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控的能力。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

实际收益 显著可见

使用合思档案能为企业带来多方面的实际收益。首先是显著的降本增效，企业可以彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用，检索效率提升90%，使企业能够更加快速准确地获取所需信息。

通过资源重组，实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，管理合规性达100%，为企业的稳定发展提供了有力保障。

典型场景 广泛应用

• 单套制解决方案场景
  在单套制解决方案场景下，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，为企业提供了一种高效、环保的档案管理模式。
• 档案扩展解决方案场景
  档案扩展解决方案场景中，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足了企业多样化的档案管理需求。
• 证据链完整性解决方案场景
  证据链完整性解决方案场景通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规。
• 共享调阅解决方案场景
  共享调阅解决方案场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员有不同的查询方式，提高了档案的利用效率。

成功案例 实力见证

众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭建业务证据链；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

如果您的企业也正在为档案管理难题而烦恼，不妨尝试一下合思档案的会计档案智能化办理服务。您可以拨打400 – 105 – 6505了解更多信息，访问网站www.hosecloud.com获取合思档案的详细内容，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手和扫码关注合思，获取相关服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，您也可以前往咨询。现在，就免费试用合思档案，开启企业档案管理的新时代！