数电票时代，合思档案解决方案重塑企业档案流转管理新格局

在数电票时代的浪潮下，企业的档案流转管理正面临着前所未有的挑战与变革。根据规划，2025年将完成数电票的全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案流转管理的要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色在档案流转管理中都有着各自的困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。

纸质档案管理还存在着诸多弊端。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高，而且需要大量的档案室和档案柜等存储空间。隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，还存在高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生。

合思档案创新方案破解管理痛点

合思档案为企业的档案流转管理提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保档案应收尽收。

单套制解决方案让档案流转管理更加便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包含实物流转和电轨运行，线上通过一套电子数据进行管理，使得财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，保证了档案数据的完整、真实和合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的自主性。它可以自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。企业可以根据自身的管理需求，自定义归档目录。

证据链完整性解决方案为档案流转管理提供了有力的保障。它通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。

合思档案功能概览驱动高效流转

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的核心功能之一。它涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集可以通过外部生态和内部的多种方式进行，例如规则引擎、业务映射、EAI插件、API接口等。预归档服务包含自动归档、业务检测等。基础管理涉及档号管理、档案储存等。档案服务则提供身份调查、实物管理方案等。

多源采集为企业的档案流转管理提供了更多的选择。它支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录。通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档则提高了档案流转管理的智能化水平。通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。

档案管理具备权限管理和档案目录灵活扩展的功能。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

合思档案核心亮点引领管理升级

合思档案在档案流转管理方面具有诸多核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升了检索效率，降低了查询难度。

百亿级单据量匹配关联，海量数据秒级查询。大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案流转管理的效率，释放了档案数据的价值。它支撑各类归档格式转化，能够秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案流转管理提供了全面的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯。

实物档案全流程管理定位是合思档案在“纸电混合”阶段的一大创新。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步，完成实物档案的全流程管理及定位，服务实物档案全流程的线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案价值体现赋能企业发展

合思档案在档案流转管理方面为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，能够节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。企业可以更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档，档案无需打印。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正实现了档案数据的利用，从数据到决策，为企业决策提供支持。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升。

合思档案典型场景满足多元需求

不同的企业角色在使用合思档案进行档案流转管理时，都能获得显著的收益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策的数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案成功案例见证卓越成效

众多企业在使用合思档案进行档案流转管理后，都取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化、借阅管理的信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低等。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位凸显差异优势

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位的财务数字化服务。

合思自主研发的工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案的解决方案全面且灵活，涵盖多种场景解决方案，如大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等，能够满足企业不同的档案流转管理需求。

合思档案为企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案流转管理痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的电子会计档案管理服务。

如果您的企业也想提升档案流转管理效率，不妨免费试用合思档案，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，添加合思小助手（微信公众号二维码）或扫码关注合思（微信小程序二维码）获取最新动态。