发票自动化解决方案：合思档案助力企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年即将实现数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的考验，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

同时，在纸电混合时代，企业各个层面都面临着不同的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以汇总分析而烦恼；财务人员被海量档案数据的整理工作搞得疲惫不堪，手动匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据留存和上交的繁琐流程而浪费大量时间。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。在推行数字化的过程中，虽然企业通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依然存在。

面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的发票自动化解决方案。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，它如同一位智慧的管家，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。它为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，轻松解决企业在档案管理方面的内外交困。

基于广泛连接的生态，合思档案能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合。同时，它还能为企业节约大量成本，如节约 70%的纸张成本、75%的整理成本，提升 90%的检索效率，保证 100%的管理合规性。并且，合思档案获得了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，其专业性和可靠性毋庸置疑。

使命愿景：与企业共赴数字化之约

合思档案的目标远不止于成为一款普通的电子档案管理产品，它更像是企业的亲密伙伴，是管理与服务的深度融合。它携手企业碰撞出协作的价值，助力企业实现全面数字化转型。

它致力于帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战。始终以客户为中心，合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。同时，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。

模块功能：全方位满足档案管理需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

其功能模块涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，可广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集（外部生态和内部采集方式）、预归档服务、基础管理（档号管理、档案储存等）、档案服务（身份调查、实物管理方案等）以及统计分析和应用层功能。它支持多源采集，包括接口互联自主采集（提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案）和手动采集自主补录（支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入）。

功能亮点与创新：智能高效引领新潮流

在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

产品优势：铸就企业数字化基石

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现 100%自动归档，凭借强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。同时，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

目标用户与应用场景：精准覆盖企业各环节

合思档案的目标用户包括 CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于 CEO/高管，它可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，助力企业决策数智化，降本增效；对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理；对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通。

其应用场景涵盖企业的各个环节，如在业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节都能发挥作用，实现便捷调阅、混序归集、应收尽收、合规管理等。支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。还可应用于档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理，实现全流程线上化管控，电子与实物档案高度关联，如查询电子档案即可定位实物档案位置，还有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。

成功案例与客户评价：实力见证卓越

众多企业通过使用合思档案，实现了财务档案管理的质的飞跃。海亮教育此前老板要求实现财务办公室无打印机才算真正无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。

徐福记作为多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿的企业，合思档案上线后全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业解决财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。它提供了全面、专业、高效的财务数智化服务，拥有丰富的功能和显著的优势，众多成功案例和客户好评证明了其卓越的价值。

如果您的企业也想实现财务档案管理的数字化转型，不妨选择合思档案。您可通过拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码了解更多合思档案信息，还能免费试用，开启财务档案管理的数字化之旅。