合思档案：开启会计档案生命周期高效管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度在各行各业迅速扩张。相关政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。这一变化让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在会计档案生命周期管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要耗费大量资金用于纸张、印刷、存储设备等，还存在储存占地的问题。而且，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被大量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对枯燥繁复，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。

企业在会计档案生命周期管理中还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，未实现全面数字化。

合思档案：会计档案生命周期痛点的解决方案

合思档案敏锐地洞察到企业在会计档案生命周期管理方面的痛点，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效。对于归档员/财务人员，能够提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理。对于外部审计，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，减少沟通成本。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

合思档案产品功能：会计档案生命周期的全面保障

• 多源采集：灵活获取会计资料
  合思档案支持多源采集，接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，还支持手动采集，自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效关联与便捷查阅
  在智能制档方面，规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。字段映射，查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  档案管理具备权限管理，精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

• 档案应用：多维检索与一站式服务
  档案应用实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还有多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

合思档案核心亮点：会计档案生命周期管理的卓越优势

• 便捷调阅与混序归集：打破物理限制
  合思档案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 双模式检测：保障数据真实完整
  具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载能力。

• 实物备查：线上线下高度关联
  实物备查智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持流程可逆、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

合思档案价值体现：会计档案生命周期管理的深度变革

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

• 数据连通：激活档案数据价值
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，帮助企业实现业财融合，满足国家政策要求，实现合规经营和低碳运营。企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求的档案系统、灵活承接和持续迭代的能力，合思档案均能满足这些需求。

合思档案典型场景：会计档案生命周期的多元应用

• 日常报销：保障财务合规
  对于企业的日常报销业务，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等档案的关联匹配，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。如涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

• 审计工作：实现外审在线化
  在企业进行审计工作时，审计人员可通过合思档案系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，实现档案外审在线化、可溯源，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

• 数电票业务：全流程闭环管理
  企业在处理数电票业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物档案管理：高效流程与实时监控
  对于实物档案管理，合思档案可实现打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，支持集团共享批量作业，实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务单套制管理。

合思档案成功案例：会计档案生命周期管理的有力见证

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量14W +、单据总量50W + 等。

• 集团型企业：提升效率与合规管理
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一储存与数据共享
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团：简化流程与高效查询
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集、存储、整理、利用环节均存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：会计档案生命周期管理的领先者

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能，具备大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案拥有强大的技术实力，如自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。具备专利技术支撑，在数据处理、匹配关联等方面表现出色，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务，聆听用户需求以进行产品迭代。

在当前经济环境下，企业对于成本控制和效率提升的需求愈发迫切。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业降本增效、合规经营和低碳运营。

无论是政策推动、合规要求，还是在经济寒冬帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化建设中发挥重要作用。企业可通过多种方式联系合思，合思在全国多地设有办公地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。如果您想开启高效、合规的会计档案生命周期管理之旅，不妨免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。