合思档案：引领企业档案流转管理数字化变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案流转管理直面新挑战，信息化建设亟待加速。

从收票角度来看，多项政策肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，明确要求实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等操作。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案流转管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。

在纸电混合时代，企业面临诸多档案流转管理难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、储存占地且数据难以分析利用的问题；财务人员需耗费大量时间整理档案数据，手动匹配核对枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐耗费时间。此外，还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

在此背景下，合思档案应运而生，它就像是企业档案流转管理的一把“金钥匙”，在当前数字化时代显得尤为重要和必要。

合思档案全景概览

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年。这是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思还是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大效用，有效提升了档案流转管理的水平。

核心功能解锁档案流转管理新境界

• 大数据解决方案：海量数据高效流转
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。它深入到档案流转管理的数据提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大提高了档案管理效率、释放了档案数据价值。
  在数据提取方面，支持动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理；数据查询实现元数据级检索、海量数据秒级查询；数据存储具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制；数据下载支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，确保档案流转管理的数据高效且安全。

• 档案扩展解决方案：灵活定制流转范围
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，还支持财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节，让档案流转管理更加灵活自如。

• 证据链完整性解决方案：保障流转合规性
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等，确保档案流转管理的合规性。

• 数电票解决方案：实现全流程闭环流转
  数电票解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在获取环节，支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等方式获取，还支持手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重并自动下载xml文件；业务环节涵盖上传、业务流转、回写业务信息等多个步骤；入账和归档环节则完成财务入账和档案归档，包括入账实例文档、数据票xml文件等的归档，优化了数电票的档案流转管理流程。

对比传统凸显档案流转管理优势

传统档案流转管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。

而合思档案能为企业解决内外交困的档案流转管理问题。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。打破物理空间限制，在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。而传统档案流转管理日常检索依赖多端系统分散查询，实物翻阅效率低、易损坏、易丢。

多元应用案例见证档案流转管理成效

• 案例一：单据量大户的管理蜕变
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。数据指标方面，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，有效提升了档案流转管理效率。

• 案例二：集团型企业的标准落地
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。在成本方面，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，优化了档案流转管理流程。

• 案例三：低效管理企业的全面升级
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。同时存在档案管理痛点，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）降至22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了档案流转管理的整体效益。

• 案例四：教育集团的高效变革
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集方面业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储方面实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善易导致损坏，企业面临风险；整理方面财务账表归档装订复杂，不断重复档案录入操作，耗时长易出错；利用方面实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，优化了档案流转管理模式。

合思档案凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台，提供的大数据解决方案、档案扩展解决方案等一系列功能，能有效解决企业在档案流转管理中面临的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在企业财务档案管理数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，未来将为更多企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业实现业财融合，在数字化浪潮中取得更好的发展。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备广泛的服务能力，能够为不同地区的企业提供及时、高效的服务，保障企业顺利实现财务档案流转管理的数字化转型。

如果您也想体验合思档案带来的高效档案流转管理，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新时代。