在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务档案管理模式。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还占据大量储存空间。而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业的决策和发展造成了阻碍。财务人员则需要处理海量的档案数据，整理工作不仅耗时，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程也十分繁琐，耗费了大量时间和精力。
传统的纸质档案管理存在着诸多问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏。不过，值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，并且需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。
为了解决这些行业痛点，合思档案应运而生。它就像是一把精准的钥匙，能够打开企业财务档案管理难题的大门。
全角色适配：合思档案全面解决方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化。同时，借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，推动企业实现绿色低碳运营。在政策合规审计方面，合思档案能够提供准确、完整的数据支持，确保企业在政策合规方面无虞。
归档员/财务人员使用合思档案，就如同拥有了一个高效的工作利器。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在政策合规审计过程中，合思档案能快速提供准确的档案数据，减少审计时间和成本。
外部审计人员借助合思档案，能够实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和准确性，确保政策合规审计工作的顺利进行。
功能卓越：合思档案核心优势突显
合思档案具备众多强大的核心功能和突出优势。
在多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在政策合规审计时，能够全面、准确地采集各类数据，为审计提供坚实的数据基础。
智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。在政策合规审计中，智能制档功能可以快速准确地梳理业务证据链，提高审计效率。
合思档案拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这为政策合规审计提供了有力的保障，确保企业档案符合政策要求。
档案管理功能强大也是合思档案的重要优势。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。在政策合规审计中，完善的档案管理功能可以确保审计人员能够快速准确地获取所需档案。
案例见证：合思档案应用成效显著
众多企业的实际应用案例充分证明了合思档案的强大实力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在政策合规审计方面，该企业能够借助合思档案快速提供准确的档案数据，顺利通过审计。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。最终实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在政策合规审计中，该企业利用合思档案确保了档案的合规性，提高了审计通过率。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅，管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在政策合规审计时，该企业借助合思档案快速完成审计工作，确保了企业的合规运营。
中国最大的K12民办教育集团之一面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案采用数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在政策合规审计方面，该集团通过合思档案顺利通过审计，保障了企业的正常运营。
合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。合思档案拥有众多荣誉和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。
如果您的企业也正在为财务档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅，让您的企业在政策合规审计中更加从容自信。企业可通过多种方式联系合思，地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。
