在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战。如何优化费用管理流程，降低成本，提高效率，成为了企业管理者们亟待解决的问题。今天，我们将通过几个实际案例，为您展示多方协同费用管理在企业中的强大应用。
经典零食巨头：多方协同费用管理下的华丽转身
某国民经典零食品牌，畅销30余年，年单据量达2.6亿。其覆盖全国的销售版图、复杂的供应链以及多种并行的销售渠道，让管理流程横跨多个系统，变得繁杂且低效。在费用管理方面，差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中二次整理数据，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。
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定制方案：合思“消费 – 入账 – 归档”一站式服务
针对该品牌的困境，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工在进行差旅消费时，从差旅申请开始，经过业务审批，然后通过合思商城进行订购，还可选择TMC订购。财务核算与记账环节，在对账结算中心实现线上统一开票、自动拆分结算和自动记账，线下开票则进行线下结算和手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案。 -
实施步骤：有序推进，精准落地
在实施过程中，员工通过合思商城进行差旅订购，财务在对账结算中心进行相关操作，档案管理严格按照合思环节和TMC环节的不同规则执行。通过这样的有序推进，确保了方案的精准落地。 -
显著成效：降本增效，管理升级
实施多方协同费用管理方案后，该品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业消费实现了线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。电子会计档案实现了全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，该解决方案可供其他门店企业参考。
数字阅读先锋：多方协同费用管理助力业财融合
某知名头部数字阅读品牌，在行业内具有较高知名度。然而，其数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。
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解决方案：合思“消费 – 入账 – 归档”打造业财平台
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力该品牌完成业财平台建设。通过该方案，保证了财务的准确性，审计通过，符合上市要求；同时提高了财务的及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。 -
实施进程：逐步优化，实现目标
借助合思方案推进业财平台建设，在财务准确性和及时性方面逐步实现目标。随着方案的实施，结账时间不断优化，财务工作的效率和质量得到了显著提升。 -
综合效益：增效降本，合规转型
在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，形成了财务数字档案室，提升了借阅效率。降本方面，减少了差旅超标情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用。合规方面，发票OCR识别验真，审批流转路径清晰可视，保证了财务档案原生性存储。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标号召，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。该品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。
教育服务标杆：多方协同费用管理实现档案电子化
某世界500强旗下教育服务品牌，业务规模较大且具有一定影响力。该企业业务、财务系统众多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。
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管理方案：合思全生命周期电子化会计档案管理
合思为该品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等；接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传；具备自动归档功能，如智能组单、四性检测等；会计类档案管理范围全面，内部包括凭证、订单等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。 -
实施路径：广泛连接，应收尽收
在实施电子化会计档案管理方案时，通过广泛连接异构系统，实现档案应收尽收。经过接口传输、自动归档等步骤完成档案管理，确保了档案的完整性和准确性。 -
卓越成果：高效合规，成本节约
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，财务管理效率提升、成本降低效果显著，是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
业务建设强者：多方协同费用管理开启报销新时代
某企业主营业务建设覆盖面极广，日均处理3500 + 订单。出差频繁导致员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理的大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。
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创新方案：合思“消费入账归档”打造新体验
该企业采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。 -
实施探索：从点到线，逐步升级
签约合思后，该企业在费用管理上从“点”到“线”进行探索。逐步实现申请报销一体化、差旅采购集约化和财务核算智能化，不断优化费用管理流程。 -
突出成效：降本增效，科学决策
“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，员工因公消费同屏比价，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，节约了时间成本。同时，助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者可通过报表分析发现问题，优化资源配置。该企业最初自建系统虽实现部分线上化操作流程，但报销流程复杂，发票认证和查验问题未解决，与合思合作后，简化了报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。
多方协同费用管理通过优化费用管理流程、实现数据共享和协同工作，为企业带来了显著的降本增效效果。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。它拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，还具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。现在，合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。如果您的企业也想解决费用管理难题，不妨立即申请免费试用，开启企业财务管理的新篇章。
